Wenn ein Anwender in VISA^FM Raumbuch ein Dokument hinzufügt, wird dieses Dokument als Datei im Dateisystem des Servers abgelegt. Während des Hochladens des Dokuments wird automatisch der Hash-Wert, sozusagen der digitale Fingerabdruck eines Dokuments, erzeugt und in der Datenbank gespeichert. 

Bei jeder späteren Prüfung des Dokuments (z.B. bei einem Audit) kann der Hash-Wert neu berechnet und mit dem ursprünglichen, in der Datenbank gespeicherten Wert, verglichen werden. Durch diesen Vergleich zwischen dem in der Datenbank gespeicherten Hash-Wert mit dem Hash-Wert des Dokumentes wird eindeutig nachgewiesen, ob die Datei absolut unverändert und original ist. 

Dieser Abgleich garantiert die Unverfälschtheit der Daten -der Hash-Wert erbringt den Nachweis der Unveränderlichkeit, wie er von den GoBD gefordert wird. Alle Dokumente im Dateisystem des Servers werden im Rahmen der regelmäßigen automatischen Sicherungen gesichert. Die Sicherungen der Dokumente und die Sicherungen der Datenbank werden auf einem separaten Speichermedium aufbewahrt, dadurch sind sowohl die Dokumente (die im Dokumentenmanagement hochgeladenen Dateien) als auch die in der Datenbank hinterlegten Hash-Werte zu den Dokumenten nach einem Komplettausfall des Servers wiederherstellbar. 

Wenn ein Anwender versucht, ein "Revisionssicher abzulegendes Dokument" zu löschen, wird geprüft, wann das Dokument hinzugefügt wurde. Ist dies innerhalb der Mindestaufbewahrungszeit geschehen, ist das Löschen nicht möglich und dem Anwender wird ein entsprechender Warnhinweis angezeigt. Ist die Mindestaufbewahrungszeit überschritten, wird ein Warnhinweis angezeigt und das Dokument kann gelöscht werden - vorausgesetzt der Anwender besitzt die Zugriffsberechtigung für das Löschen dieses Dokuments. 

Damit ist eine unbemerkte, nachträgliche Veränderung oder Löschung ausgeschlossen, und das von der GoBD mit dem Stichwort "Unveränderbarkeit" verlangte Kriterium gewährleistet.