Was ist Facility Management?

Als Facility Management (oder Facilitymanagement), abgekürzt FM, bezeichnet man die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden samt ihrer technischen Anlagen und Einrichtungen (facilities). Der Begriff Facility Management verdeutlicht den ganzheitlichen Ansatz, den der Facility Manager bei seinen strategischen, betriebswirtschaftlichen, technischen und infrastrukturellen Aufgaben verfolgt.  

Als lebenszyklus-bezogener Managementansatz betrachtet das Facility Management sämtliche Phasen einer Liegenschaft von der Planung des Bauvorhabens über das Gebäudemanagement im Betrieb bis hin zu Investitionen in Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen sowie An- und Umbauten.

Zum Einsatz kommt das Facility Management bei allen Formen der Gebäudenutzung – von  großen industriellen Produktionsstätten und gewerblichen Objekten bis zu öffentlichen Einrichtungen wie Krankenhäusern oder Universitäten.

Technisches Know-how sichert Anlagenverfügbarkeit

Ziel des Facility Managements als sogenannter „Sekundärprozess“ ist es, sämtliche Verbesserungs- potentiale zu nutzen, um die Verfügbarkeit von Anlagen und Maschinen zu erhöhen und Instandsetzungsprozesse zu beschleunigen.

Dies geschieht zum einen durch die kontinuierliche Pflege und Instandhaltung von Gebäuden, baulichen Anlagen und technischen Einrichtungen. Zum anderen sorgt FM durch optimierte Prozesse dafür, die Betriebs- und Bewirtschaftungskosten möglichst gering zu halten und die Nutzbarkeit und Sicherheit von Gebäuden und deren Anlagen zu gewährleisten.

Facility Management: eine hochkomplexe Aufgabe

Facility Management Aufgaben © NicoElNino Fotolia

Die Aufgabenbereiche von Facility Managern sind ebenso umfangreich wie vielfältig. Eine besondere Verantwortung kommt hierbei Technischen Leitern, Haustechnikern und ihren Teams zu. Die Organisation und Beauftragung von Dienstleistungen gehört zu ihren Aufgaben ebenso wie die Überwachung und Sicherung der Haustechnik, die Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen und Umbauten sowie das Beschaffungsmanagement für Gebrauchsgüter für den Betrieb privat, gewerblich oder industriell genutzter Gebäude.

Zugleich stellen die Fachleute des Technischen Facility Managements sicher, dass der Betreiber seiner Verantwortung gegenüber den Nutzern des Gebäudes, den Behörden und sonstigen Personen gerecht wird und alle gesetzlichen Vorschriften erfüllt. Die Planung, Organisation und fristgerechte Durchführung erforderlicher Instandsetzungsmaßnahmen gehören hierzu ebenso wie die Reduktion von Störungen im Betriebsablauf, die Beschleunigung der Störungsbeseitigung sowie die Bereitstellung von Kennzahlen für die Unternehmensführung. Dazu bedarf es umfassender infrastruktureller Maßnahmen mit dem Ziel, sämtliche Prozesse so zu optimieren und zu straffen, dass mit möglichst geringem Aufwand bestmögliche Ergebnisse generiert werden.

Facility Management: eine gute Sache für den Unternehmer und die Mitarbeiter

Unternehmer und Mitarbeiter © Jacob Lund Fotolia

Das Facility Management ermöglicht es, die Nutzung von Gebäuden, Anlagen und Maschinen garantieren und störungsbedingte Ausfallzeiten minimieren zu können und somit die Leistungsfähigkeit der Produktion nachhaltig zu erhöhen beziehungsweise zu steigern.

Zudem kann der Eigentümer durch das FM sichergehen, seinen gesetzlichen Verpflichtungen, insbesondere der Betreiberverantwortung, vollumfänglich nachzukommen, bei minimalen Kosten.

Formen des operativen Facility Managements

Als Oberbegriff für die verschiedenen Aufgabenbereiche bezeichnet das „operative Facility Management“ sämtliche Planungs-, Organisations- und Realisierungsprozesse rund um die Liegenschaft und geht damit weit über das klassische Gebäudemanagement hinaus. Die Grundlage des operativen Facility Managements bilden die im Hinblick auf die Liegenschaft getroffenen strategischen Unternehmensentscheidungen (strategisches Facility Management).

Zum operativen Facility Management gehören:

Im Technischen Facility Management liegt der Fokus auf dem Betrieb, der Instandhaltung und der Bewirtschaftung des Gebäudes und seiner technischen Anlagen und Einrichtungen inklusive der Gebäudeautomation (Überwachungs-, Steuer-, Regel- und Optimierungseinrichtungen).

Die Veranlassung und Überwachung sämtlicher Maßnahmen, die für den Betrieb eines Gebäudes und seiner Werterhaltung bzw. -steigerung erforderlich sind, bilden die Kernaufgabe des Infrastrukturellen Facility Managements.

Zum Kaufmännischen Facility Management gehören sämtliche kaufmännischen Leistungen unter Berücksichtigung der immobilienökonomischen und betriebswirtschaftlichen Aspekte. Ziel ist es, den Gebäudebetrieb möglichst wirtschaftlich zu gestalten.

Als Querschnittsbereich fungiert das Flächenmanagement, das für die Verwaltung und Nutzungsoptimierung von Flächen zuständig ist und Kennzahlen für die Optimierung von Facility Services wie z.B. Reinigungs- oder Umzugsmanagement bereitstellt.

Computer-Aided Facility Management (CAFM)

CAFM © Sikov Fotolia

Die Unterstützung des Facility Managements durch Informationstechnik bezeichnet man als Computer-Aided Facility Management (CAFM). Computerprogramme, die hierbei zum Einsatz kommen, dienen der Vereinfachung und zuverlässigen Abwicklung der komplexen Arbeitsprozesse.

Entsprechende Programme bestehen aus einer Datenbank, in der sämtliche Informationen über die einzelnen Facilities zu finden sind, und einer Anwenderoberfläche, die jedem involvierten Mitarbeiter eine auf die jeweiligen Aufgaben optimierte Oberfläche bietet. CAFM-Software bzw. CAFM-Systeme funktionieren entweder nur von fest vernetzten Computern aus („Client/Server-Systeme“) oder über Internet ortsunabhängig („web-basierte CAFM-Systeme).  

Moderne CAFM-Systeme ermöglichen es, ganze FM-Prozesse abzubilden. So können beispielsweise Störungsmeldungen von Nutzern wie ein defekter Aufzug als Reparaturbedarf eingestellt, an die zuständige Stelle oder einen externen Dienstleister weitergeleitet und schließlich nach erfolgter Reparatur als erledigt vermerkt werden.

Einen weiteren Vorteil intelligenter CAFM-Systeme stellt die digitale Verfügbarkeit sämtlicher Informationen dar. Der Aufwand für die Informationsbeschaffung nimmt zwischen 25 % und 45 % des Zeitaufwandes im Instandhaltungsprozess ein. Durch ein Höchstmaß an Transparenz wird der Zeitbedarf für die Informationsbeschaffung in erheblichem Maße reduziert. Somit ist der Einsatz von CAFM-Software direkt kostensenkend.

VISAFM Raumbuch: die FM-Software für effizientes Facility Management

FM-Software VISAFM Raumbuch

Als internetfähige Anwendung ermöglicht die innovative CAFM-Software VISAFM Raumbuch ihren Nutzern den, wenn gewünscht, weltweiten Zugriff auf ihre Facilities und sorgt für ein Höchstmaß an Komfort und Mobilität. Denn alle Werkzeuge stehen sowohl im Browser als auch auf dem Smartphone zur Verfügung.

VISAFM Raumbuch wurde von GIS PROJECT 2002 als „Digitales Raumbuch" geschaffen und entwickelte sich zu einer umfangreichen Facility Management Software, die alle Aspekte des CAFM abdeckt. 

Mit zahlreichen Fachmodulen für infrastrukturelles, kaufmännisches und technisches Facility Management und Flächenmanagement sowie den zahlreichen Facility Management Apps erleichtert VISAFM Raumbuch Instandhaltern, Gebäudeverantwortlichen und im Facility Management tätigen Personen die tägliche Arbeit und erspart ihnen unnötigen Kosten- und Zeitaufwand.

CAFM-Software: Einfach, zuverlässig, wirtschaftlich - so muss CAFM sein!

CAFM-Software © nd3000 Fotolia

Zahlreiche namhafte Kunden aus Industrie, Handel, Dienstleistungsgewerbe und Gesundheitswesen haben sich seither von der Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit dieser Software überzeugt, die kontinuierlich weiterentwickelt und den gesetzlichen Rahmenbedingungen – etwa im Bereich des Energiemanagements – angepasst wird.

Auch aus Kostensicht hat sich die Facility Management Software VISAFM Raumbuch am Markt bewährt, da sich die monatliche Nutzungsgebühr durch die gewonnenen Synergieeffekte und Prozessoptimierungen schnell amortisiert.

Die Facility Management Software VISAFM Raumbuch bietet umfangreiche Eingabemasken, um Liegenschaften und die dort anfallenden Pflege- und Instandhaltungsmaßnahmen zu dokumentieren.

Individuelle Eingabefelder für objekt-spezifische Präzision

Zusätzlich zu den vorhandenen Standard-Eingabemasken können Anwender im Raum- und Inventarbuch eigene Eingabefelder definieren. So lassen sich Objekte abhängig von ihrer Komplexität und den instandhaltungsspezifischen Anforderungen unterschiedlich detailliert beschreiben. Während es bei einfachen Objekten genügt, die Objektdokumentation auf Art und Ausgestaltung zu beschränken, ist bei komplexen Anlagen und Maschinen eine vollumfängliche Dokumentation hilfreich. Beispielsweise werden bei raumlufttechnischen Anlagen in der Regel Angaben zu Volumenströmen, Betriebsstunden und Energieverbrauch gemacht, die bei anderen Objekttypen nicht vorhanden sind oder nicht benötigt werden.

Mit objekttyp-spezifischen Eingabefeldern wird VISAFM Raumbuch den individuellen Anforderungen gerecht. So werden in der Eingabemaske beispielsweise für eine Lüftungsanlage andere Felder angezeigt als für Feuerlöscher.

Unser Service für Sie: kostenloser Test und individuelle Schulungen

VISAFM Raumbuch kann inklusive der Fachmodule und der Facility Management App kostenlos getestet werden. So können sich Interessenten ein umfassendes Bild von der Benutzeroberfläche und dem Funktionsumfang machen. Neukunden bietet GIS PROJECT bei Vertragsabschluss eine kostenlose Schulung an, bei der alle Funktionen und Zusatzoptionen der Software erklärt werden.

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