Häufige Fragen

Der sinnvolle und wirtschaftliche Einsatz von VISAFM Raumbuch ist nicht an eine bestimmte Fläche gekoppelt. Auch - bezüglich der Fläche - vergleichsweise kleine Unternehmen, z.B. Rechenzentren besitzen oft eine komplexe und instandhaltungsintensive Infrastruktur, die den Einsatz von CAFM-Software sinnvoll macht.

Unsere Anwendungen sind überwiegend barrierefrei. Bei der Entwicklung unserer Softwarelösungen folgen wir den Empfehlungen der Stiftung barrierefrei kommunizieren! gGmbH:

Bedienbarkeit mit Tastatur: Bis auf eine Ausnahme können unsere Softwarelösungen vollständig mit der Tastatur bedient werden. Lediglich bei der Bearbeitung von CAD-Plänen (verschieben von Geometrien, Panen und Zoomen eines Fensters) gibt es einige wenige Funktionen, die nur mit der Maus durchgeführt werden können.

Für alle Nicht-Text-Elemente (das sind bei unserer Anwendung zu 99 % die Bilder der Befehlsschaltflächen) achten wir darauf, dass überall Alternativtexte vorhanden sind.

Alle Eingabefelder enthalten einen für Screenreader lesbaren Beschreibungstext und eine verständliche Bezeichnung

Das Layout der Anwendung verfügt über ausreichenden Farbkontrast für Menschen mit Sehbehinderung und Farbfehlsichtigkeit. Auf Farbverläufe oder bunte Hintergründe wurde bei der Entwicklung von VISA^FM Raumbuch verzichtet.

Viele Funktionen lassen sich auf mehreren, unterschiedlichen Wegen aufrufen, um den individuellen Arbeitsweisen und Anforderungen von Anwendenden zu entsprechen

Da die Nachfrage der Barrierefreiheit unserer Softwarelösungen gering ist, haben wir bisher auf die Zertifizierung der Barrierefreiheit aus rein ökonomischen Gründen verzichtet. Stattdessen bieten wir jedem potentiellen Anwender eine viermonatige kostenfreie Teststellung der Software an, so dass sich jeder selbst von der Barrierefreiheit unserer Anwendungen überzeugen kann.

Wenn im Instandhaltungsschema die Option "Folgeaufträge nach Fälligkeit" ausgewählt wird, so wird bei der Planung von Folgeaufträgen der Termin der letzten Fälligkeit als Ausgangspunkt genommen.

Die Fälligkeit des jeweils nächsten Auftrags ergibt sich dann durch die Rechenformel:

[Datum der letzten Fälligkeit] + Intervall = [Datum der nächsten Fälligkeit]

Wenn ein Auftrag also zum 31.12. eines Jahres fällig war, und als Intervall 1 Jahr angegeben ist, werden die Folgeaufträge jeweils auch zum 31.12. des Jahres fällig.

Wenn diese Option nicht gesetzt ist, wird die Fälligkeit des Folgeauftrags nach diesem Schema berechnet:

[Datum des Abschlusses des letzten Auftrags] + Intervall = [Datum der nächsten Fälligkeit]

Diese Option passt also immer dann, wenn wichtig ist, dass zwischen zwei Leistungen ein gewisser Abstand nicht überschritten wird.

Bei (neuen) Störungsmeldungen wird in VISA^FM Raumbuch eine Benachrichtigung verschickt. Die Benachrichtigung erfolgt als E-Mail an den Objektleiter bzw. den Ansprechpartner, der in den Objektdaten des Inventarbuch-Objektes, Raums, Gebäudes oder Standortes eingetragen ist. Wenn in den Objektdaten eines Inventarbuch-Objektes, Raums, Gebäudes oder Standortes kein Objektleiter bzw. Ansprechpartner hinterlegt ist, wird die Benachrichtigung an eine in der Systemkonfiguration hinterlegte allgemeine E-Mail-Adresse (das können auch mehrere E-Mail-Empfänger sein) verschickt.

Abweichende Konfigurationen und Anpassungen an individuelle Arbeitsabläufe sind möglich.

Folgende Optionen stehen für den Versand einer E-Mail-Benachrichtigung bei der Beseitigung einer Störung (ohne zusätzlichen Aufwand im Rahmen von Customizing) zur Verfügung:

es wird keine Benachrichtigung verschickt (Option 0)

eine E-Mail-Benachrichtigung wird an den Objektleiter verschickt (Option 1)

eine E-Mail-Benachrichtigung wird an den Objektleiter und - wenn eine meldende Person oder Firma angegeben ist - ebenfalls an den Melder versendet (Option 2)

eine E-Mail-Benachrichtigung wird nur - wenn eine meldende Person oder Firma angegeben ist - an diese meldende Person/Firma versendet (Option 3)

Nein. VISA^FM Raumbuch ist intuitiv aufgebaut und leicht zu bedienen. Unsere Einführungsunterlagen und der Support helfen Ihnen bei den ersten Schritten.

Eine Möglichkeit, die in VISA^FM Raumbuch erfassten Facilities auszuwerten stellen die Berichte dar. Berichte sind vordefinierte Auswertungen, die - je nach Art des Berichts - einen oder mehrere Berichtsparameter enthalten können. Der Bericht kann in unterschiedliche Dateiformate (u.a. PDF, Excel) exportiert werden.

Welches Ziel beim Klick auf eine Modulkachel aufgerufen wird, kann individuell festgelegt werden. Wenn z.B. das Fachmodul Störungsmanagement lizenziert ist, stehen dem Anwender zusätzlich zu der Seite, die als Ziel des Klicks auf die Modulkachel festgelegt ist, weitere Funktionen, die mit den Menüeinträgen im Menü "Störungsmanagement" aufgerufen werden können, zur Verfügung. In der Standardinstallation erscheint beim Klick auf die Modulkachel eine Eingabemaske zur Erfassung einer Störung.

Der Klick auf den Menüpunkt "Störungsliste" im Menü "Störungsmanagement" ruft eine Seite auf, in der sowohl eine neue Störung hinzugefügt werden, als auch alle bisherigen Störungsmeldungen angesehen und bearbeitet werden und Auswertungen aufgerufen werden können.

Welche dieser beiden Seiten des Störungsmanagements beim Mausklick auf die Modulkachel aufgerufen wird, kann festgelegt werden.

Die Beschriftung von Eingabefeldern und/oder die Anzeige von Eingabefeldern kann von einem Systemadministrator (bei Software as a Service vom Hersteller) im Rahmen des Customizings an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.

Felder können in den Tabellendarstellungen in den meisten Seiten ein- oder ausgeblendet werden, ebenfalls können die Reihenfolge, die Sortierreihenfolge sowie die Breite von Spalten und Feldern vom Anwender individuell angepasst werden. Für die Filterung der Datensätze in Tabellen gibt es einen Filterassistenten (inklusive Bereichsfilter).

Im Inventarbuch und im Raumbuch können vom Anwender zusätzlich eigene Eingabefelder definiert und hinzugefügt werden.

Kann VISA^FM Raumbuch Daten-Änderungen protokollieren?

VISA^FM Raumbuch speichert alle, in der Datenbank, vorgenommenen Änderungen automatisch in einem Transaktionsprotokoll. Mit Hilfe des Transaktionsprotokolls sind die folgenden Vorgänge möglich:

Wiederherstellen einzelner Transaktionen.

Wiederherstellen aller unvollständigen Transaktionen

Ausführen eines Rollforwards für eine wiederhergestellte Datenbank, Datei, Dateigruppe oder Seite bis zu dem Punkt, an dem der Fehler aufgetreten ist.

Unterstützen der Transaktionsreplikation

Lösungen zur Unterstützung von Hochverfügbarkeit und Notfallwiederherstellung: AlwaysOn-Verfügbarkeitsgruppen, Datenbankspiegelung und Protokollversand.

Zusätzlich werden wichtige Änderungen in der Objekthistorie dokumentiert, die dem Anwender allgemein und objektbezogen zur Verfügung steht. So werden beispielsweise alle an einem Objekt ausgeführten Aufträge und alle aufgetretenen Störungen automatisch in der Objekthistorie des Objekts dokumentiert.

Eine Möglichkeit, die in VISA^FM Raumbuch erfassten Facilities auszuwerten stellen die Dashboards dar. Dashboards sind vordefinierte Auswertungen, die - je nach Art des Dashboards - mehrere Dashboardparameter enthalten können. Die Inhalte des Dashboards können in unterschiedliche Dateiformate (u.a. PDF, Excel) exportiert werden.

VISA^FM Raumbuch nutzt die Datenverschlüsselung von Microsoft SQL Server (das von VISA^FM Raumbuch genutzte Datenbankmanagementsystem) für die Datenbanksicherungen. Datenbanksicherungen werden verschlüsselt bevor sie auf einem sicheren Server abgelegt werden. Microsoft SQL Server unterstützt Transparent Data Encryption (TDE) für die Verschlüsselung der gesamten Datenbank (Datendateien und Transaktionsprotokolle). Die eingesetzte Verschlüsselungstechnik kann Auswirkungen auf die Performance haben, weil für das Verschlüsseln und Entschlüsseln Serverressourcen benötigt werden.

VISA^FM Raumbuch nutzt die Datenverschlüsselung von Microsoft SQL Server (das von VISA^FM Raumbuch genutzte Datenbankmanagementsystem) für den gesamten Datenverkehr, inklusive Datentransfer zwischen Server und Clients. Für die Verschlüsselung der Verbindungen kann die Verschlüsselung mit SSL-Zertifikat ("Force Encryption" für die Verschlüsselung aller Verbindungen) oder die Verschlüsselung mit Transparent Data Encryption TDE genutzt werden. Die gewählte Verschlüsselungstechnik kann Auswirkungen auf die Performance haben, weil für das Verschlüsseln und Entschlüsseln Serverressourcen benötigt werden.

VISA^FM Raumbuch entspricht allen Erfordernissen der DSGVO. Sämtliche Daten im gesamten Verarbeitungs- und Betriebsprozess werden ausschließlich innerhalb des DSGVO-Raums gespeichert und verarbeitet.

Soweit wir Sie bei der Einführung der Facility Management Software mit Dienstleistungen (Datenerfassung, Datenverarbeitung, Datenmigration) als Dienstleister unterstützen und dabei mit Geschäftspartnern gemeinsam Dienstleistungen erbringen, werden folgende Standards berücksichtigt:

Benennung aller Geschäftspartner, die in diesem Fall für uns tätig sind

Vertragliche Geheimhaltungsvereinbarung (NDA - non disclosure agreement)

Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO

Absolut. Das Instandhaltungsmanagement für 350 Maschinen ist, ebenso wie das Instandhaltungsmanagement von Gebäuden, Haustechnik, umfangreicheren Anlagen und Maschinen, problemlos möglich. Auch größere Mengengerüste sind problemlos möglich.

Wie wird der Ort, für den eine Störungsmeldung gemeldet wurde ist, in den Benachrichtigungen bezeichnet? Alle Benachrichtigungen, unabhängig ob sie als E-Mail, als Popup-Meldung im Browser oder als SMS verschickt bzw. angezeigt werden, enthalten detaillierte Angaben zu dem Ort, an dem ein Auftrag auszuführen ist bzw. wo sich das, von einer Störungsmeldung betroffene, Objekt befindet. So können auch Ortsfremde und Externe Dienstleister sich zurechtfinden:  

• Für Aufträge oder Störungsmeldungen für Standorte wird in der Zeile „Standort:“ der Standort und in der Zeile „Ort:“ der Ort als "Standort [Name des Standortes wie in den Stammdaten hinterlegt]“ angezeigt
• Für Aufträge oder Störungsmeldungen für Gebäude wird in der Zeile „Standort:“ der Standort, in der Zeile „Gebäude:“ das Gebäude und in der Zeile „Ort:“ der Ort als "Gebäude [Name des Gebäudes wie in den Stammdaten hinterlegt]“ angezeigt
• Für Aufträge oder Störungsmeldungen für Räume oder Flächen wird in der Zeile „Standort:“ der Standort, in der Zeile „Gebäude:“ das Gebäude und in der Zeile „Ort:“ der Ort als "Raum [Raumnummer und Nutzung wie im Raumbuch eingetragen]“ angezeigt
• Für Aufträge oder Störungsmeldungen für Inventarbuch-Objekte wird in der Zeile „Standort:“ der Standort, in der Zeile „Gebäude:“ das Gebäude und in der Zeile „Ort:“ der Ort als "Raum [Raumnummer und Nutzung wie im Raumbuch eingetragen]“ angezeigt

Die ausschließliche Ablage von Dokumenten in VISA^FM Raumbuch erfüllt die gesetzlichen und übrigen Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten und ist zur Erfüllung der rechtlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ausreichend.

Wir verstehen die Anforderungen an „Rechtssicherheit“ und „revisionssichere Ablage“ so, dass die Software die gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt und Dokumente so speichert, dass sie „unverändert, nachvollziehbar und auffindbar“ bleiben. Rechtssicherheit bedeutet, dass VISA^FM Raumbuch Prozesse und Ablage so unterstützt, dass sie mit den geltenden Regeln und Aufbewahrungspflichten vereinbar sind. Dazu gehören typischerweise nachvollziehbare Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen und ein kontrollierter Umgang mit Änderungen. 

Konkret bedeutet dies: 

• Unveränderbare Archivierung nach der Ablage (vgl. die Anforderung der "Unveränderbarkeit" wie sie in den GoDB beschrieben ist)
• Versionierung und Protokollierung aller Änderungen
• Rollen- und Rechtekonzept für Zugriffe
• Suche und Wiederauffindbarkeit über lange Aufbewahrungsfristen
• Export- und Prüfmechanismen für Audits oder Betriebsprüfungen

Die Software ist intuitiv zu erlernen und zu bedienen, viele Kunden kommen ohne Schulung bestens zurecht.

Wenn ein Anwender in VISA^FM Raumbuch versucht, ein "Revisionssicher abzulegendes Dokument" zu verändern oder zu löschen, wird geprüft, wann das Dokument hinzugefügt wurde. Ist dies innerhalb der Mindestaufbewahrungszeit geschehen, ist das Verändern oder Löschen nicht möglich und dem Anwender wird ein entsprechender Warnhinweis angezeigt. 

Ist die Mindestaufbewahrungszeit überschritten, wird ein Warnhinweis angezeigt und das Dokument kann verändert oder gelöscht werden - vorausgesetzt der Anwender besitzt die Zugriffsberechtigung für das Bearbeiten oder Löschen dieses Dokuments. 

Damit ist eine unbemerkte, nachträgliche Veränderung oder Löschung ausgeschlossen, und das von der GoBD mit dem Stichwort "Unveränderbarkeit" verlangte Kriterium gewährleistet.

Ja. Aufträge werden manuell oder automatisch erstellt und dem Mitarbeiter des Auftraggebers oder Auftragnehmers per E-Mail oder in der App zugestellt. Mit VISA^FM Raumbuch haben Sie zudem die Wahl, ob Aufträge in Echtzeit und vor Ort, z.B. mit der App, oder nach der Ausführung im Browser am PC dokumentiert werden.

Vor jedem Einsatz einer neuen Version wird ein Backup der Datenbank und/oder der Anwendung erstellt, auf die bei Bedarf zurückgesetzt werden kann. Bei Einsatz im laufenden Betrieb kann allerdings beim Rücksetzen der DB ein Datenverlust entstehen. Ein Einsatz ohne Downtime ist allerdings nur möglich, wenn kein neues Anwendungs-Deployment durchgeführt wird.

Die Raumbuch-App gibt es für Handys, Smartphones und Tablets mit Apple (iPhone, iPad) oder Android Betriebssystem.

Ihre Geschäftsdaten werden von uns, unter Einhaltung aller gesetzlichen Normen (u.a. DSGVO), vertraulich behandelt. Gerne können wir Ihnen hierzu eine schriftliche Erklärung abgeben bzw. eine entsprechende Geheimhaltungsvereinbarung (NDA - non disclosure agreement) mit Ihnen schließen.

Alle Informationen und Kundendaten (d.h. nicht nur die Personenbezogenen Daten) werden von uns vertraulich behandelt und geheim gehalten und Dritten allenfalls insoweit zugänglich gemacht, soweit es zur Vertragsdurchführung (z.B. bei der Erbringung von Dienstleistungen) zwingend erforderlich ist ("need-to-know"-Basis).

Der SaaS-Provider - soweit es sich um Software as a Service geht - darf die Kundendaten nur insoweit nutzen, als es für die Bereitstellung des Software-as a Service zwingend erforderlich ist (Nutzungsverbot). Details hierzu können in einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach EU-DSGVO zwischen Kunden und SaaS-Provider festgelegt werden.

VISA^FM Raumbuch kann auch als on-premise-Lösung auf Ihrer eigenen Hardware (z. B. im lokalen Serverraum) oder in einem gemieteten Rechenzentrum installiert werden. Ein Wechsel von Software-as-a-Service zu on-premise und umgekehrt ist problemlos möglich. 

Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Kopieren Sie ein oder mehrere Inventarbuch-Objekte, das bzw. die in die Räume einfügt werden soll(en) in die Zwischenablage

Markieren Sie mit Maus und gedrückter Strg-Taste in der Raumliste die entsprechenden Räume oder Flächen (URL ~/Forms/RoomListWithImage.aspx, URL ~/Forms/ObjectTree1.aspx (Registerblatt "Raumliste") oder Aufruf des entsprechenden Eintrags in der Menügruppe "Raumbuch")

Wählen Sie aus dem Kontextmenü (rechter Mausklick) den Eintrag "Inventar aus der Zwischenablage einfügen"

Anschließend werden die Objekte aus der Zwischenablage - dies können ein einzelnes Inventarbuch-Objekt oder mehrere Inventarbuch-Objekte sein - in jeden der markierten Räume eingefügt.

Die Raumbuch-App ist seit Dezember 2004 für Android bei Google Play erhältlich.

Die Raumbuch-App ist seit Mai 2025 im Apple Store erhältlich.

Der integrierte Instandhaltungskalender zeigt die Aufträge eines jeden Mitarbeiters in einer Outlook-ähnlichen Kalenderdarstellung (inkl. Schnittstelle zu Outlook und Delegation mittels drag and drop)

Die Auftragsübersicht steht zusätzlich in Berichtsform und als Dashboard in einem individuellen Report und Dashboard (im System oder per E-Mail an den Mitarbeiter mit seiner Auftragsübersicht) zur Verfügung.

Mit dem VISA^FM Spatial Manager für AutoCAD werden in AutoCAD Raumbücher und Inventarbücher und andere Informationen dargestellt. Mit einem Mausklick auf den Raum, das Objekt oder den FM-Prozess fragen Sie direkt in AutoCAD die Objekt- oder Auftragsdaten ab. Änderungen an Raum- und Inventarbuch können direkt in AutoCAD vorgenommen werden

Mit der BIM-Schnittstelle können Gebäude- und Objektmodelle im IFC-Format unterschiedlichster Herkunft importiert werden. Gebäude- und Objektmodelle lassen sich dreidimensional ansehen, drehen und Schnittflächen durch die Modelle können erstellt und interaktiv bewegt werden. Die im IFC-Gebäude- bzw. Objektmodell enthaltenen Objektattribute können mit Hilfe der IFC-Schnittstelle in das Inventarbuch von VISA^FM Raumbuch importiert bzw. aktualisiert werden.

Mit dem VISA^FM Spatial Manager für BricsCAD werden in BricsCAD Raumbücher und Inventarbücher und andere Informationen dargestellt. Mit einem Mausklick auf den Raum, das Objekt oder den FM-Prozess fragen Sie direkt in BricsCAD die Objekt- oder Auftragsdaten ab. Änderungen an Raum- und Inventarbuch können direkt in BricsCAD vorgenommen werden

Es gibt Bildschirmbenachrichtigungen, die innerhalb der Anwendung an Termine und Fristen erinnert. Zusätzlich bzw. alternativ können Benachrichtigungen als E-Mail oder als SMS verschickt werden. Außerdem kann der Instandhaltungskalender (d.h. der Kalender, in dem alle Aufträge eingetragen sind) in alle gängigen Kalenderformate exportiert und damit z.B. in Outlook angezeigt werden.

Gibt es eine Kalenderfunktion mit Erinnerungsfunktion (z.B. mit Outlook-Schnittstelle)

Es gibt Bildschirmbenachrichtigungen, die innerhalb der Anwendung an Termine und Fristen erinnert. Zusätzlich bzw. alternativ können Benachrichtigungen als E-Mail oder als SMS verschickt werden. Außerdem kann der Instandhaltungskalender (d.h. der Kalender, in dem alle Aufträge eingetragen sind) in alle gängigen Kalenderformate exportiert und damit z.B. in Outlook angezeigt werden.

Das Regelwerks-Informationssystem „REG-IS“ verzeichnet über 2.000 Regelwerke und bietet die Auswertung der darin enthaltenen Inhalte. Das REG-IS ist die umfassendste Wissensquelle für Instandhalter und Facility Manager um zu prüfen, nach welchen gesetzlichen Regelwerken und Vorschriften Facilities gewartet, inspiziert oder instandgehalten werden müssen. VISA^FM Raumbuch hat eine Schnittstelle mit der direkt im Inventarbuch nachgeschlagen werden kann, welche Vorschriften und Regeln für das entsprechende Objekt existieren und welche Pflichten sich daraus ergeben.

REVIT ermöglicht das Speichern von Gebäudemodellen und Objektmodellen im IFC-Format. Diese Gebäude- und Objektmodelle können direkt mit VISA^FM Raumbuch geöffnet werden und beispielsweise mit dem BIM-Viewer dargestellt werden.

Alternativ kann man mit REVIT Zeichnungen im DWG-Format speichern und diese Zeichnungen können anschließend mit der VISA^FM AutoCAD-Schnittstelle importiert werden.

VISA^FM Raumbuch besitzt eine Schnittstelle zum Microsoft Entra und ermöglicht die Anmeldung mit Single Sign-On.

VISA^FM Raumbuch kann prinzipiell mit jeder Gebäudeleittechnik kommunizieren, die über einen OPC-Server verfügt. Bislang gibt es in VISA^FM Raumbuch noch keine explizite Smartair-Schnittstelle. In den meisten Fällen realisieren wir eine Schnittstelle zu Drittsystemen, indem ein Datenaustauschformat (z.B. ein XML- oder CSV-Dateiformat) definiert wird, dass in festgelegten Intervallen automatisch importiert wird. Import und Export sind über Austauschformate (Excel, CSV) ebenso wie über Zugriff auf einen OPC-Server oder (bei entsprechender Hardwareausstattung) durch Zugriff auf das BUS-System möglich.

VISA^FM Raumbuch kann prinzipiell mit jeder Gebäudeleittechnik kommunizieren, die über einen OPC-Server verfügt.

Import und Export sind über Austauschformate (Excel, CSV) ebenso wie über Zugriff auf einen OPC-Server oder (bei entsprechender Hardwareausstattung) durch Zugriff auf das BUS-System möglich.

Mit dem VISA^FM Spatial Manager für ZWCAD werden in ZWCAD Raumbücher und Inventarbücher und andere Informationen dargestellt. Mit einem Mausklick auf den Raum, das Objekt oder den FM-Prozess fragen Sie direkt in ZWCAD die Objekt- oder Auftragsdaten ab. Änderungen an Raum- und Inventarbuch können direkt in ZWCAD vorgenommen werden

Überall, wo es sinnvoll ist, also in Fällen in denen die einheitliche Verwendung von Begrifflichkeiten erwünscht ist oder Begrifflichkeiten wiederholt verwendet werden, steht dem Anwender eine Autovorschlagsliste zur Verfügung (z.B. bei der Bearbeitung von Raumbuch, Inventarbuch, Auftragsbuch).

Im Browser können NFC- und RFID-Chips eingelesen werden um z.B. im Raumbuch die Objektdaten eines Raums/einer Fläche anzuzeigen oder im Inventarbuch die Objektdaten des Inventarbuch-Objektes zu laden.

Barcode- und QR-Code sind Standard. Barcodes und QR-Codes können mit VISA^FM Raumbuch erstellt und ausgedruckt werden. Viele Berichte sind zudem bereits mit Barcode oder QR-Code für den Ausdruck oder die Delegation an Andere versehen.

Die SAP Standardschnittstellen bieten vielfältige Möglichkeiten externe Systeme wie VISA^FM Raumbuch an SAP anzubinden. Jede verfügbare Schnittstelle für den Austausch von Daten hat dabei Vor- und Nachteile. Für die Kommunikation zwischen SAP und VISA^FM Raumbuch kommen z.B. Idocs, RFCs und BAPIs in Frage. Seit 2013 hat SAP zusätzlich die HANA Plattform und bietet damit auch über die In-Memory Datenbank der SAP HANA Plattform den Zugriff auf die relationale Datenbank, vergleichbar mit dem Zugriff auf andere relationale Datenbanksysteme - so lässt sich die Kommunikation mit SAP als reine Datenbankkopplung umsetzen. Verwendet die zu koppelnde SAP-Anwendung gemeinsam vereinbarte Tabelle und Funktionen, kann der Datenaustausch hierüber erfolgen.

Jede Schnittstelle n hat dabei Vor- und Nachteile. Um die richtige Schnittstelle auszuwählen, ist es wichtig zu wissen, welche Daten zwischen VISA^FM Raumbuch und SAP-ausgetauscht werden sollen und ob es um einen einmaligen (z.B. Import des Anlagenverzeichnisses) oder regelmäßigen (z.B. Abgleich von Adressbüchern und anderer Stammdaten) Austausch geht. Möglicherweise wird auch eine bidirektionale Schnittstelle, die in Echtzeit Daten zwischen beiden Systemen austauscht, benötigt. Je nach Anforderung empfiehlt sich die eine oder andere Schnittstelle.

VISA^FM Raumbuch ist eine Webanwendung, die per Browser gesteuert wird. Hinzu kommen bei Bedarf die CAD-Lösungen VISA^FM Spatial Manager für Desktop oder die AutoCAD-Schnittstelle (VISA^FM Spatial Manager für AutoCAD, BricsCAD, ZWCAD) und der VISA^FM Dashboard-Manager. Die letztgenannten Anwendungen sind „normale“ PC-Anwendungen, die jeweils lokal installiert werden müssen. Die Systemvoraussetzungen dieser Programme sind in dem Dokument „Systemvoraussetzungen VISA^FM 3.x (Client-Server und Web).pdf“ beschrieben.

VISA^FM Raumbuch ist eine Webanwendung, die per Browser gesteuert wird. Ergänzt wird VISA^FM Raumbuch durch die Apps für Android oder IOS, das Auswertungstool Spatial Manager für Desktop, die CAD-Schnittstellen (Spatial Manager für AutoCAD, BricsCAD oder ZWCAD) sowie die Windows Anwendung VISA^FM Dashboard-Manager. Die letztgenannten Anwendungen sind „normale“ PC-Anwendungen, die jeweils lokal installiert werden müssen. Die Systemvoraussetzungen dieser Programme sind in dem Dokument „Systemvoraussetzungen VISA^FM 3.x (Client-Server und Web).pdf“ beschrieben.

Die Zugriffsberechtigung für das Störungsmanagement erfolgt mit Hilfe der Modul-Berechtigungen und der Raumgruppe. Die Modul-Berechtigung entscheidet, ob Anwender eine bestimmte Seite aufrufen können oder nicht. Die Raumgruppe legt fest, welche Standorte, Gebäude und Räume/Flächen für die Meldung einer Störung ausgewählt werden können.

Wenn ein neuer Raum, ein neues Gebäude oder ein neuer Standort hinzugefügt wird, wird dieser automatisch den drei Standard-Raumgruppen hinzugefügt. In allen anderen Raumgruppen muss der Administrator das neu hinzugefügten Standort, das neu hinzugefügte Gebäude oder den neu hinzugefügten Raum / die neu hinzugefügte Fläche manuell hinzufügen.

Wenn nach dem Hinzufügen eines neuen Raums dieser nicht für die Erfassung einer Störungsmeldung ausgewählt werden kann, liegt es daran, dass dieser Raum noch nicht der Raumgruppe des Anwenders hinzugefügt wurde.

Viele Meldungen, die im Browser angezeigt werden, enthalten nur einen OK-Button. Möchte der Anwender den jeweiligen Vorgang abbrechen, so geschieht dies mit Hilfe der ESC-Taste. Die ESC-Taste erfüllt also die Funktion der NEIN-Taste.

Die Meldungen im Browser werden mit Hilfe von JavaScript angezeigt. Leider ist es hier recht kompliziert und aufwendig, eine optisch ansprechende und in allen Browsern einwandfrei funktionierende Meldung zu erzeugen.

Die Raumbuch-App ist aktuell mit Englischer und Deutscher Benutzeroberfläche verfügbar.

Es ist wichtiger Teil unserer Firmenphilosophie, dass wir den Kunden bei der Datenersterfassung nicht im Regen stehen lassen: Wir unterstützen unsere Kunden in der Datenersterfassung und in der Datenpflege, so dass der Kunde möglichst schnell vom Nutzen der CAFM-Software VISAFM Raumbuch profitiert. Wenn es gewünscht wird, übernehmen wir die Datenerfassung komplett für den Kunden und kümmern uns um alle damit verbundenen Fragen wie z.B. Schnittstellen, Datenformate etc.

VISAFM Raumbuch zeigt Einsparpotentiale auf und hilft unseren Kunden, Arbeitsprozesse zu automatisieren, effizienter zu gestalten und dadurch Einsparungen zu erzielen. Ermöglicht wird dies z.B. im Instandhaltungsmanagement durch die Ermittlung von Kennzahlen zu geplanten/ungeplanten Aufträgen. Diese Kennzahlen können nach Gewerken, Herstellern, Standorten oder anderen Faktoren ausgewertet werden und mit Best-Practice-Kennzahlen verglichen werden.

Ein großer Einspareffekt erfolgt bereits durch die Systemeinführung selbst, denn die Dokumentation von Arbeitsabläufen führt nach unserer Erfahrung in den meisten Fällen auch zu deren kritischen Hinterfragung und geht oftmals mit der Neuorganisation einher.

Schließlich reduziert die Zusammenfassung der zuvor in einzelnen Insellösungen gespeicherten Facility Management Informationen in einem einheitlichen, unternehmensweit verfügbaren Informationssystem bereits den täglichen Aufwand für Informationsbeschaffung und Kommunikation um erfahrungsgemäß 10-15 %.

VISA^FM Raumbuch besitzt eine Schnittstelle zum Microsoft Entra und ermöglicht die Anmeldung mit Single Sign-On (SSO).

Mit VISA^FM Raumbuch kann bei der Planung der Unterhaltsreinigung eine Soll-Ist-Abweichung von kalkulierter Zeit/budgetierten Kosten und tatsächlichem Aufwand dargestellt werden.

Die Facility Management-Software VISA^FM Raumbuch ist zu 100% DSGVO konform. Sämtliche Daten im gesamten Verarbeitungs- und Betriebsprozess werden ausschließlich innerhalb des DSGVO-Raums gespeichert und verarbeitet.
Soweit wir Sie bei der Einführung der Facility Management Software mit Dienstleistungen (z.B. Datenerfassung, Datenverarbeitung, Datenmigration) als Dienstleister unterstützen und dabei mit Geschäftspartnern gemeinsam in Ihrem Auftrag Dienstleistungen erbringen, werden folgende Standards berücksichtigt:

• Benennung aller Geschäftspartner, die in diesem Fall für uns tätig sind
• Vertragliche Geheimhaltungsvereinbarung (NDA - non disclosure agreement)
• Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO
   

Wird VISA^FM Raumbuch zur Erstellung von Raumbüchern für verschiedene Bauherren verwendet, so können diese problemlos nach der Erstellung des Raumbuchs VISA^FM Raumbuch für das Facility Management ihrer Immobilien verwenden.

Einzelne oder mehrere Raumbücher können zu jedem Raumbuch an den Bauherren übergeben werden und von diesem als eigenständige Installation betrieben und für das Facility Management genutzt werden (sei es im Intranet des Bauherrn oder im Internet).

Ein Beispiel: Wenn ein Planer mit VISA^FM Raumbuch die Raumbücher für die Bauherren A, B und C erstellt hat, können aus VISA^FM Raumbuch die Raumbücher der Bauherren A und B entfernt werden und anschließend dem Bauherren C VISA^FM Raumbuch (mit dem Raumbuch von C) zur weiteren Nutzung überlassen werden. Der Planer arbeitet weiterhin mit VISA^FM Raumbuch und den Raumbüchern der Bauherren A und B.

Klassifizierung ist möglich nach Anlagen, Gewerken, Kostengruppen, Kostenstellen, Inventarklassen, MPG-Klasse. Die Werte und Klassenbezeichnungen sind in den Stammdatentabellen hinterlegt und können vom Anwender für jede dieser Klassen bearbeitet und hinzugefügt werden.

Der Anwender kann alle Objekte, die zur Standardausstattung gehören, in die Zwischenablage kopieren und dann in alle Räume, die diese Standardausstattung haben, einfügen. Alternativ lassen wir ein Skript laufen, dass z.B. alle Räume mit Nutzung="Patientenzimmer" mit der Standardausstattung ausstattet.

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Ja, dies ist möglich. Luftbilder können in VISA^FM Raumbuch im CAD-Plan dargestellt werden.

Das ist möglich, da für jede Leistung SOLL und nach Ausführung IST erfasst werden können.

Es können mit Hilfe von Skripten die Leistungswerte für einzelne Räume oder Raumgruppen erhöhen oder senken, die Intervalle (also die Abstände zwischen zwei Reinigungen vergrößern, verkleinern und nahezu alle Parameter beliebig anpassen und dann die Ergebnisse z.B. in der Liste wie in Screenshot "Übersicht der Unterhaltsreinigungen für ein Gebäude mit Angabe von Zeit, Fläche und Kosten.png " gezeigt darstellen. Das ganze kann man dann nach Excel übergeben und dort vergleichen.

Ja, dies ist möglich. Mit VISA^FM Raumbuch können Flächen im Außenbereich, z.B. Freiflächen, Zufahrt, Parkplätze im CAD-Plan dargestellt werden. Für diese Flächen können - ebenso wie für Standorte, Gebäude und Räume - Dokumente hinzugefügt werden.

Es gibt eine Eigenschaft "Außer Betrieb" für Instandhaltungsobjekte - damit kann man dokumentieren, ob ein Objekt gerade nicht in Gebrauch ist (z.B. wenn sich pausierende Hardware ausgebaut im Lager befindet).

Die automatische Planung von Folgeaufträgen erfolgt lediglich für Instandhaltungsobjekte, die nicht "außer Betrieb" sind. Von daher setzt die automatische Planung von Folgeaufträgen sofort aus, sobald der Anwender eine Hardware als pausierend kennzeichnet.

Die Facilitymanagement Software VISA^FM Raumbuch ermöglicht dem Anwender sowohl Facility Services „on schedule“ als auch „on demand“ durchzuführen.

Eine Vielzahl gesetzlicher Normen zwingt zu intervallbasierten Servicezyklen für bestimmte Inspektionen, z.B. im Bereich des Brandschutzes.

Daneben gibt es Serviceleistungen, die von den Nutzern einer Immobilie nach individuellem Bedarf abgerufen werden. Hierunter fallen Leistungen wie beispielsweise Gebäudereinigung oder Hol- und Bringdienste.

VISA^FM Raumbuch beinhaltet ein Serviceportal in dem jeder Anwender diese und andre Serviceleistungen selbst bestellen kann.

Der Anwender hat so jederzeit die Möglichkeit, zwischen „Service on schedule“ und „Service on demand“ zu wechseln.

Damit folgen wir unsrem Grundsatz, dass sich die Facilitymanagement Software den Bedürfnissen der Anwender anpasst und nicht umgekehrt.

Bei der Anmeldung innerhalb des Intranets kann die Anmeldung mit Microsoft Entra erfolgen, entweder als Single Sign-On (d.h. ohne Eingabe von Benutzernamen und Passwort im Browser) oder über eine Anmeldeseite, in der Benutzername und Passwort eingeben werden.

Bei einer Anmeldung außerhalb des Intranets werden der Benutzername und das Passwort verschlüsselt über HTTPS an den Server geschickt. Dort erfolgt die Authentifizierung über die VISAFM-interne Benutzerdatenbank oder über ein Microsoft Entra. SSO ist in diesem Fall nicht möglich.

Soll bei der Anmeldung außerhalb des Intranets Single Sign-On verwendet werden, muss die Microsoft-Authentifizierungsbibliothek (Microsoft Authentication Library, MSAL) eingesetzt werden. Die MSAL ermöglicht SSO, egal ob Intranet oder Internet, Web oder App.

In diesem Fall wird man beim Aufruf einer VISAFM-Seite (egal ob Intranet oder Internet, Web oder App) auf einen Microsoft Identity Server mit Microsoft Azure / Azure AD umgeleitet. Ist der Benutzer noch nicht authentifiziert, wird eine Login-Seite angezeigt.

Ist der Benutzer bereits durch eine frühere Anmeldung oder eine andere Anwendung authentifiziert, wird er intern mit der entsprechenden „Info“ wieder an VISA^FM Raumbuch zurückgeleitet, und die gewünschte Seite wird angezeigt (die Kommunikation erfolgt über Tokens).

Alternativ zur Microsoft Authentifizierungsbibliothek gibt es noch andere Identity-Provider, die unterstützt werden und nach dem gleichen Prinzip arbeiten.

VISA^FM Raumbuch ist bis auf die Windowsanwendung VISA^FM Dashboard Manager browserbasiert (bzw. App-basiert)und läuft im Internet ebenso wie im Intranet.

Von Beginn an wurde bei der Entwicklung von VISA^FM Raumbuch berücksichtigt, dass manche Anwender im Facility Management die CAFM-Software nur sporadisch nutzen und andere Benutzer quasi Tag und Nacht damit arbeiten.

Darum muss eine gute Facility Management Software so einfach zu bedienen sein, dass Anwender und Anwendergruppen mit unterschiedlichsten Bedürfnissen und EDV-Kenntnissen damit gut zurechtkommen.

Einfache Bedienung bedeutet in erster Linie, die richtige Mischung an Informationen: Zuviel Information "erschlägt" den Anwender während andererseits fehlende Information das System unbrauchbar machen.

Dem trägt VISA^FM Raumbuch Rechnung und bietet den Anwendergruppen

Management

Abteilungsleitung

Sachbearbeitung

jeweils eine eigene, auf den jeweiligen Funktionsbedarf optimierte Anwendungsoberfläche.

Die intuitiv zu bedienende Oberfläche von VISA^FM Raumbuch zeichnet sich durch individuell anpassbare (Sortierung, Gruppierung, Auswahl von Feldern, Anordnung von Feldern uvm.) Oberflächen aus, die mit Drag & Drop vom Anwender selbst angepasst werden können.

Die Software wird im Browser, unabhängig von der Hardware genutzt, und steht so auch auf dem Tablet zur Verfügung. Zusätzlich gibt es Apps für mobile Endgeräte.

Ja. Alle Auftragsdaten können in Standardaustauschformate geschrieben werden, die automatisiert von SAP gelesen werden (Idocs/SAPConnect.net)

Wir können den Energieverbrauch in CO2-Verbrauch umrechnen. In den VISAFM-Dashboards können Sie eigene Parameter hinzufügen, d.h. Sie können z.B. den Gesamtverbrauch in CO2 durch den CO2-Verbrauch eines 4-Personen-Haushaltes dividieren und diese Messgröße in die Diagramme einbauen (erfordert den Dashboard-Manager für den PC).

Jeder Nutzer sieht nur die von ihm bzw. seiner Abteilung gemeldeten Störungen. Ebenso sehen die Service-Mitarbeiter nur die Meldungen für die Gewerke in ihrem Verantwortungsbereich. Das kann auch auf externe Dienstleister angewendet werden.

Welche Störungsmeldungen von einem Anwender eingesehen werden können, ist durch die jedem Anwender zugewiesene Raumgruppe festgelegt.

Die Eingabefelder der Eingabemaske zur Erfassung von Störungsmeldungen können wie folgt angepasst werden:

Die Beschriftung von Eingabefeldern kann individuell festgelegt werden

Nicht benötigte Eingabefelder können ausgeblendet werden

Die Eingabefelder der Eingabemaske zur Erfassung von Störungsmeldungen können wie folgt angepasst werden:

Die Beschriftung von Eingabefeldern kann individuell festgelegt werden

Nicht benötigte Eingabefelder können ausgeblendet werden

Für die Startseite des Störmeldesystems gibt es darüber hinaus folgende Optionen:

In der Startseite des Störmeldesystems sind alle gemeldeten Störungsmeldungen als Tabelle aufgelistet. Neue Störungsmeldungen können hinzugefügt und bereits gemeldete Störungsmeldungen können bearbeitet werden. Die Störungsmeldungen können ausgewertet und exportiert werden.

In der Startseite des Störmeldesystems können neue Störungen gemeldet werden.

Ja. Benötigte und verwendete Ersatzteile können den Auftragsdaten hinzugefügt werden und stehen für Auswertungen zur Verfügung.

Wenn die Benutzerverwaltung mit Microsoft ENTRA erfolgt, können im Browser Benutzern keine Rollen mehr zugeteilt werden.

Es können aber weiterhin im Browser neue Rollen erstellt und diesen neuen, angepassten Rollen Regeln zugewiesen werden.

Die IT-Abteilung, die das Microsoft Entra verwaltet, kann dann im Microsoft Entra eine Sicherheitsgruppe mit dem Namen der neuen Rolle erstellen und diese Rolle Mitarbeitern des Microsoft Entra zuweisen.

Abschließend muss der Name der neuen Rolle und der davon abweichende Name der AD-Sicherheitsgruppe in die Transformationstabelle der Datenbank von VISA^FM Raumbuch eintragen werden.

In der Inventarliste des Inventarbuchs (~/Forms/ObjectTreeInventory.aspx) können ein oder mehrere Inventarbuch-Objekte ausgewählt werden (z.B. durch Filtern aller Objekte nach dem Typ) und anschließend mit der entsprechenden Funktion (Button „Objekt(e) löschen“) der Toolbar gelöscht werden.

Ja, die Facility Management Software VISA^FM Raumbuch kann 4 Monate lang kostenlos, unverbindlich und mit eigenen Daten getestet werden.

In der Raumliste des Raumbuchs können mehrere Räume oder Flächen ausgewählt werden und anschließend kann diesen Räumen/Flächen Inventar aus der Zwischenablage (aus dem Kontextmenü die entsprechende Funktion auswählen) hinzugefügt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie VISA^FM Raumbuch Leuchtmittel steuern kann. Soll z.B. bei dem Auftreten bestimmter Störungsmeldungen eine Warnlampe eingeschaltet werden, so kann dies auf verschiedenen Wegen geschehen. Viele Lampenhersteller bieten eine API, das heißt eine Programmierschnittstelle, mit deren Hilfe Leuchtmittel bedient werden können (Philips Hue bietet z.B. eine API mit der man relativ einfach die entsprechenden Lampen fernsteuern kann).

Eine andere Option ist „Smart Life“ App und IFTTT ("If This Then That“).

Hierzu wird eine Smarte Lampe eingerichtet (hierzu wird eine App des Lampenherstellers (z.B. „Smart Life“) installiert, dann wird die von VISA^FM Raumbuch vorgegebene E-Mail-Adresse in dieser App registriert und diese Lampe in der App hinzugefügt).

Dann wird ein IFTTT-Account erstellt ("If This Then That) und ein "Applet" erstellt, das als Auslöser („This“) - also z.B. für das Einschalten oder Ausschalten - auf eine E-Mail reagiert. Sobald dann eine Störung gemeldet wird, verschickt VISA^FM Raumbuch eine E-Mail an die festgelegte E-Mail-Adresse und darauf wird die Lampe beispielsweise eingeschaltet

Wenn weder WLAN noch Mobilfunk zur Verfügung stehen, kann die Erfassung/Bearbeitung von Inventar und/oder Räumen mit Excel-Listen erfolgen, die anschließend wieder in die Anwendung importiert werden (hierzu gibt es Excel-Formatvorlagen).

Alternativ kann eine Kopie der Anwendung auf dem Laptop installiert werden (die Anwendung (=Client) und die Datenbank (=Server) von VISA^FM Raumbuch können temporär oder dauerhaft auf einem mobilen Gerät (z.B. Laptop, Convertible) installiert werden).

Damit kann vor Ort ohne Intranet und Internet vollumfänglich gearbeitet werden und anschließend werden die geänderten Räume oder Inventarbuch-Objekte in die Anwendung auf dem Datenbankserver importiert (hierzu muss die Datenbank auf dem Laptop als Verbindungsserver hinzugefügt werden und die Kommunikation zwischen Datenbankserver im Netzwerk und lokalem Server (Laptop) muss während des Datenimports gewährleistet sein).

Ausfüllbare PDF-Formulare, sogenannte AcroForms, können in VISA^FM Raumbuch verwendet werden. Die PDF-Formulare können am Bildschirm ausgefüllt und bearbeitet werden. Instandhalter können beispielsweise standardisierte Formblätter für die Dokumentation von Inspektionen oder Wartungen verwenden und als Leistungsnachweis den Aufträgen hinzufügen. 

Die Inventarliste des Inventarbuchs (~/Forms/ObjectTreeInventory.aspx) kann nach dem Feld „Ort*“ gruppiert werden. Durch die Gruppierung wird für jeden Ort (also für jeden Raum/jede Fläche) angezeigt, wie viele Inventarbuch-Objekte vorhanden sind

Mit VISA^FM Raumbuch können die Leistungswerte für einzelne Räume oder Raumgruppen erhöht oder gesenkt werden, die Intervalle (also die Abstände zwischen zwei Reinigungen) vergrößert oder verkleinert und nahezu alle Parameter beliebig angepasst und dann die Ergebnisse z.B. in einer Liste dargestellt werden.

Im CAD-Modul können verschiedene Umzugs- und Einrichtungsvarianten dargestellt werden und gegeneinander abgewogen werden.

Einzelne Seiten von VISA^FM Raumbuch oder die gesamte Anwendung können in SharePoint eingebunden werden.

Eine einzelne Seite, z.B. für die Störungserfassung, kann im SharePoint mittels Page Viewer Webpart eingebettet werden. Dies ist die einfachste Methode, die keine Änderung am bestehenden Code/vorhandenen Anwendungen erfordert. Hierzu wird eine (neue) Seite in SharePoint erstellt und der Page Viewer Webpart hinzugefügt (dort muss dann lediglich die URL eingetragen werden).

Eine weitere Option bietet das Provider-Hosted Add-in (Add-in Modell). Diese Vorgehensweise ermöglicht eine engere Verzahnung mit SharePoint zu verzahnen, die auch ein vereinfachtes Zugriffsmanagement (Single Sign-On) ermöglicht.

Je nachdem welche Version von SharePoint eingesetzt wird (SharePoint online (Microsoft 365) oder On-Premise-Version) unterscheiden sich die Einsatzmöglichkeiten und die Optionen.

Die Beschriftung von Eingabefeldern und/oder die Anzeige von Eingabefeldern kann von einem Systemadministrator (bei Software as a Service vom Hersteller) im Rahmen des Customizings an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.

Felder können in den Tabellendarstellungen in den meisten Seiten ein- oder ausgeblendet werden, ebenfalls können die Reihenfolge, die Sortierreihenfolge sowie die Breite von Spalten und Feldern vom Anwender individuell angepasst werden. Für die Filterung der Datensätze in Tabellen gibt es einen Filterassistenten (inklusive Bereichsfilter).

Im Inventarbuch und im Raumbuch können vom Anwender zusätzlich eigene Eingabefelder definiert und hinzugefügt werden.

Jeder Verbrauchszähler ist einer sogenannten Raumgruppe, die einer bestimmten Fläche entspricht, zugewiesen so dass die Verbräuche je Fläche dargestellt werden können.

Wie soll diese Umlage erfolgen? Über die Anzahl der Mitarbeiter einer Kostenstelle? Oder die Position des Arbeitsplatzes (Standort/Gebäude). Für diese und andere Auswertungen empfehlen wir Ihnen einen sogenannten DataCube für ein bestimmtes Geschäftsjahr (oder eine andere Zeiteinheit) zu erstellen, der alle Verbrauchsdaten und Kosteninformationen eines Geschäftsjahres (oder eines anderen Zeitraums) enthält und bequem mit Excel ausgewertet werden kann - z.B. multifaktoriell in Pivot-Tabellen.

Mit dem Spatial Manager für AutoCAD (alternativ: Mit Spatial Manager für BricsCAD oder ZWCAD) können die Grundrisse zu einem Layer zusammengefasst werden und dann nach VISA^FM Raumbuch exportiert werden. Voraussetzung dafür, dass die Räume aus der DWG-Datei erkannt und in entsprechende Räume des Raumbuchs umgewandelt werden, sind:

Alle Räume sind in der DWG- oder DXF-Datei mit der Netto-Raumfläche (NRF) auf einem Layer als geschlossene Polylinie (sogenanntes "Raumpolygon") gemäß DIN 277 abgebildet

Alle Räume sind auf einem separaten Layer mit einer eindeutigen Raumnummer-ID versehen, die den Standort-, Gebäude- und Stockwerksabkürzungen in den Stammdaten von VISA^FM Raumbuch entspricht. Die Raumnummer-ID muss sich innerhalb des umgebenden Raumpolygons befinden.

Das in VISA^FM Raumbuch hinzugefügte Inventar wird dann im Browser angezeigt und kann mit den entsprechenden Tools (Spatial Manager für AutoCAD, BricsCAD bzw. ZWCAD) in DWG- oder DXF-Zeichnungen exportiert werden.

Die meisten Eingabemasken können wie folgt angepasst werden:

Die Beschriftung von Eingabefeldern kann individuell festgelegt werden

Nicht benötigte Eingabefelder können ausgeblendet werden

Jeder Benutzer kann jede Seite direkt durch Eingabe der URL bzw. durch Hinzufügen eines Lesezeichens im Browser aufrufen. Wenn der Anwender bereits angemeldet ist, wird die Seite direkt aufgerufen, im anderen Fall wird der Anwender aufgefordert, seine Zugangsdaten einzugeben.

Mit VISA^FM Raumbuch können die Energieverbräuche für einzelne Zähler erfasst und dargestellt werden und natürlich entsprechende Summen (z.B. für Gebäude oder Standorte) ermittelt und in Form von Diagrammen dargestellt werden.

Können Energiekosten pro Arbeitsplatz (Strom/Gas/Wasser) angezeigt werden?

Hierfür müssten wir einen neuen Bericht, ähnlich des Kostenstellenberichts) erstellen, der den Energieverbrauch in Abhängigkeit von Arbeitsplätzen und der Nutzungsdauer der jeweiligen Arbeitsplätze (Nutzung von … Nutzung bis …) berücksichtigt. Der Zeitaufwand hierfür beträgt pauschal 1 Personentag.

Mit einer einzigen Installation von VISA^FM Raumbuch können, wenn die passende Lizenzart erworben wurde (es stehen, bezogen auf die Menge an Räumen und die Anzahl der gleichzeitig aktiven Anwender, begrenzte Programmversionen sowie die unbegrenzte Programmversion zur Verfügung) beliebig viele Unternehmen und Anwender gleichzeitig und parallel arbeiten. Wenn Sei uns sagen, wie viele Anwender zeitgleich mit VISA^FM Raumbuch arbeiten müssen und in welcher Größenordnung sich die Anzahl der zu verwaltenden Räume bewegt, können wir Ihnen entsprechende Preisangaben nennen.

Die Integration neuer Eingabefelder in das Raumbuch und das Inventarbuch ist durch den Anwender, der die entsprechenden Berechtigungen besitzt, problemlos im Browser möglich.

In den Listendarstellungen „Tabellen“ kann der Anwender selbst wählen, welche Felder aus der Feldliste angezeigt werden, wie diese gruppiert, gefiltert oder sortiert werden.

Für die Nachzeichnung von Plänen auf Basis von PDF-Dateien ist eine vorherige Konvertierung in das JPG- oder TIF-Format erforderlich, dies kann mit dem lizenzkostenfreien Programm BOXoft PDF To JPG Converter erfolgen, auch eine Stapelverarbeitung ist damit möglich.

Ja, es kann festgelegt werden kann, welches Unternehmen bzw. welche Personen an einem Standort für bestimmte Störungsarten automatisch die Störungsbeseitigung übernehmen sollen. Diese Automatische Delegation erfolgt durch Eintragung in der Delegationstabelle, die im Stammdatenbereich, im Register "Instandhaltungsmanagement", durch Klick auf "Automatische Delegation" bearbeitet wird.

In VISA^FM Raumbuch hochgeladene Daten können als „revisionssicher abzulegende Dokumente“ markiert werden und sind danach „Revisionssicher“, das bedeutet diese Art von Dokumenten kann nicht während der Mindestaufbewahrungsdauer manipuliert, gelöscht oder in anderer Form bearbeitet werden. Zusätzlich kann mit den Zugriffsberechtigungen im Dokumentenmanagement festgelegt werden, welche Anwendenden, ein Dokument Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen prinzipiell dürfen. Mit Hilfe eines digitalen Stempels kann der Nachweis erbracht werden, dass ein Dokument identisch mit dem hochgeladenen Dokument ist und während der Aufbewahrung weder verändert noch manipuliert wurde.  

Nein. Der Test ist für Sie völlig kostenlos, unverbindlich und ohne jede Verpflichtung. Sie müssen keine Zahlungsdaten hinterlegen und entscheiden selbst, ob Sie danach weiterarbeiten möchten. 

Für alle Kunden und Anwender, die VISA^FM Raumbuch als On-Premises-Variante (On-Prem – auf Deutsch „in den eigenen Räumlichkeiten“) bedeutet diese dass der technische Support von VISA^FM Raumbuch beim Auftraten von Fehlern nur dann informiert wird, wenn das E-Mail-Versandprogramm installiert und in Betrieb ist. Soweit das E-Mail-Versandprogramm nicht in Betrieb ist, muss ein Systemadministrator vor Ort dafür sorgen, dass Fehlermeldungen an den technischen Support von VISA^FM Raumbuch übermittelt werden.

Die Geschwindigkeit, mit der Webseiten geladen werden, ist von vielen Faktoren abhängig:

Verwendeter Browser (wir empfehlen die Browser Google Chrome und Microsoft Edge)

Qualität und Stabilität der Internetverbindung

Leistung des Servers, auf dem die Anwendung betrieben wird. Wir stellen zeitgleich vielen Interessenten für einen sehr langen Zeitraum eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Daher kommt es auf den Servern, die für diese kostenlose Teststellung genutzt werden, zu einer hohen Arbeitslast. Die Server, die dagegen von unseren Kunden genutzt werden, haben eine bessere Ausstattung und sind daher auch etwas performanter.

Optimierung einzelner Seiten für bestmögliche Ladezeiten. Es kann immer wieder einmal vorkommen, dass einzelne Seiten (oder Bereiche einzelner Seiten) im Vergleich zur übrigen Anwendung lange Ladezeiten haben. Dies kann sehr vielfältige Ursachen haben. Am besten ist es, wenn Sie uns darüber informieren, wenn Sie beobachten, dass einzelne Seiten oder Bereiche davonlange Ladezeiten haben - dann können wir die Ursache ermitteln und das Ladeverhalten optimieren

In der Benutzerverwaltung können für jeden Anwender Rechte vergeben und natürlich auch wieder entzogen werden. Änderungen, die unbeabsichtigt am Raumbuch, Inventarbuch oder Auftragsbuch vorgenommen wurden, können einfach zurückgenommen werden. Last but not least stehen komplette Datenbanksicherungen zur Verfügung, die jederzeit wiederhergestellt werden können. Art, Umfang und Häufigkeit der Datenbanksicherungen kann individuell vereinbart werden.

Soweit nicht anders vereinbart, gelten folgende Servicezeiten:

Montag-Freitag, 09:00 - 17:00 Uhr.

Details zur Softwarewartung und -pflege können in einem Softwarewartungs- und -pflegevertrag nach EVB-IT Pflege S festgelegt werden.

Die Benutzerpasswörter und wichtige Systemdaten werden verschlüsselt gespeichert.

Nach 5-maliger Eingabe eines Passworts wird der Benutzer gesperrt. Außerdem gelten strenge Regeln für den Aufbau eines Benutzerpassworts.

Über ein eigenes regelbasiertes Autorisierungssystem kann man die Zugriffsberechtigung der Benutzer auf einzelne Module und Funktionen steuern.

Die User im Grundpaket von VISA^FM Raumbuch werden, soweit es sich um eine mengenmäßig begrenzte Programmversion handelt, als Concurrent User lizenziert. Die Fachmodule sind unabhängig von der Benutzerzahl.

Das Layout der Anwendung wird durch sogenannte Layout Themes bestimmt. Ein, an das Layout des Auftraggebers angepasstes, Layout Theme können wir gerne im Rahmen der Systemeinführung erstellen.

Das Layout der Anwendung wird durch sogenannte Layout Themes bestimmt. Ein, an das Layout des Auftraggebers angepasstes, Layout Theme können wir gerne im Rahmen der Systemeinführung erstellen.

Anwendungsintern gibt es keine besonderen Skalierungsmöglichkeiten. Die Anwendung ist so entwickelt worden, dass Sie für Load Balancing geeignet ist.

Man kann z.B. bei Bedarf bei hoher Benutzerzahl ein Load Balancing auf Windows Server-Ebene (Network Load Balancing) oder auf IIS-Ebene (Application Request Routing) einsetzen.

Bei hohem Datenvolumen kann man den SQL-Server mit mehr Speicherkapazität und/oder Speicherplatz ausrüsten.

Wird VISA^FM Raumbuch als Software-as-a-Service -Variante genutzt werden alle erforderlichen Updates automatisch installiert.

Beim Auftreten von Fehlern oder Störungen wird der technische Support von VISA^FM Raumbuch automatisch informiert und dieser kann sofort die entsprechenden Maßnahmen in die Wege leiten.

Die Entwickler arbeiten mit einer lokalen Entwicklungsumgebung und checken ihre Änderungen in einem dev-Branch ein.

Nach Realisierung einer Anforderung werden die dev-Änderungen in eine dev-Umgebung deployed. Hier wird die Änderung getestet.

Vor Einsatz eines neuen Releases oder Updates werden die dev-Änderungen in den int-Branch gemerged und der int-Branch in eine int-Umgebung deployed. Hier wird der Gesamttest durchgeführt.

Nach erfolgreichem Gesamttest werden die Änderungen vom int-Branch in den prod-Branch übernommen und in eine prod-Umgebung deployed. Aus dem prod-Branch wird für jedes Release ein neuer Release-Branch angelegt. Updates und Patches werden in den Release-Branch nach vorheriger Definition einer Baseline gemerged. Für Kunden mit größeren kundenspezifischen Anpassungen gibt es einen eigenen Release-Branch.

Umweltschutz ist uns seit jeher sehr wichtig. Wir beziehen, soweit wir selbst Vertragspartner der Energielieferanten sind, ausschließlich grünen Strom der zu 100% aus erneuerbaren Energien erzeugt wird.

Im Außendienst nutzen wir soweit verfügbar, die umweltfreundliche und nachhaltige Eisenbahn als Verkehrsmittel. Nur im Ausnahmefall (z.B. im Falle von Streiks) nutzen wir für Kundentermine und den Außendienst den Pkw.

Wenn Dienstreisen ausnahmsweise mit dem Pkw erfolgen, z.B. weil das Ziel der Dienstreise nicht mit der Schiene zu erreichen ist oder weil Betriebsstörungen (z.B. Streik) eine verlässliche An- oder Abreise unwahrscheinlich erscheinen lassen, so nutzen wir hierfür ausschließlich umweltfreundliche Mietwagen überwiegend der Firmen CAMBIO Carsharing und DB Flinkster mit geringem CO2-Ausstoß.

Auf Flugreisen verzichten wir vollständig.

Ja. Aufträge können wahlweise vor Ort durch Hinterlegung einer Unterschrift dokumentiert werden und mit beliebig vielen Dokumenten - beispielsweise Leistungsnachweise oder Fotos – versehen werden. Mit VISA^FM Raumbuch haben Sie zudem die Wahl, ob Aufträge in Echtzeit und vor Ort, z.B. mit der App, oder nach der Ausführung im Browser am PC dokumentiert werden.

Das Energiemanagementsystem von VISA^FM Raumbuch bietet Ihnen alle Werkzeuge um Energiebedarf, Energieverbrauch und den Umgang mit Energie, wie er von der DIN EN 50.001 gefordert wird, zu beschreiben – inklusive der Erstellung von Sankey-Diagrammen auf Knopfdruck. Über die Anforderungen der DIN EN 50.001 hinaus bieten wir Werkzeuge für das operative EM, wie z.B. Benachrichtigungen bei Verbrauchsspitzen.

Anwendungsintern gibt es keine besonderen Vorkehrungen bzgl. Ausfallsicherheit. Die Anwendung ist so entwickelt worden, dass sie keine In-Process-Zustände speichert werden und für Load Balancing geeignet ist.

Auf Web Server-Ebene kann man über Network Load Balancing die Ausfallsicherheit erhöhen. Auf SQL Server-Ebene kann man die Ausfallsicherheit durch RAID-Systeme erhöhen.

Wir bieten unsere Anwendern, insbesondere vor Projektbeginn oder wenn es um CAD-Pläne von weniger gebräuchlichen CAD-Programmen geht, die Sichtung und Überprüfung von einem oder mehreren Musterplänen an. Dies ist sinnvoll, weil es in der Praxis leider immer wieder mal vorkommt, dass CAD-Programme beim Speichern von Zeichnungen im DWG- oder DXF-Format Besonderheiten in die DWG-/DXF-Datei einbauen, mit denen die DWG-/DXF-Schnittstelle potentiell Schwierigkeiten haben könnte. Das kann z.B. die Verwendung von Sonderzeichen in Layernamen sein, die dann unter Umständen Änderungen bzw. Anpassungen an der Schnittstelle erforderlich machen. Darum ist es oftmals Vorteilhaft, die Pläne vorher von uns sichten und überprüfen zu lassen. Diesen Service erbringen wir für unsere Anwender kostenlos.

Die Auswahlliste, in welcher der für die Ausführung verantwortliche Instandhalter ausgewählt werden kann, enthält nur die Instandhalter, die für das entsprechende Gewerk zulässig sind.

Räume/Flächen, Gebäude und Standorte sind dem Inventarbuch übergeordnete Objekte, die nicht im Inventarbuch enthalten sind. Darum können diesen übergeordneten Objekte im Inventarbuch auch keine Gewerke zugewiesen werden. Objekte dieser Art gehören automatisch zum Gewerk "Keinem Gewerk zugewiesen".

Damit ein Instandhalter in der Auswahlliste für eines der zuvor erwähnten übergeordneten Objekte Räume/Flächen, Gebäude und Standorte angezeigt wird, muss diesem also im Adressbuch das Gewerk "Keinem Gewerk zugewiesen" zugewiesen werden.

Ob ein Instandhalter einem Inventarbuch-Objekt als Instandhalter zugewiesen werden kann, ist davon abhängig, dass dem Instandhalter im Adressbuch die Eigenschaft „Instandhalter“ zugewiesen ist und dass diesem Instandhalter im Adressbuch das Gewerk des Inventarbuch-Objekts zugewiesen ist. Sind diese Bedingungen erfüllt, taucht der Instandhalter in der entsprechenden Auswahlliste im Inventarbuch auf

Die meisten Auswahllisten im Inventar- und Raumbuch, enthalten nur die Stammdaten, die im Stammdatenbereich hinzugefügt wurden und lassen die Eingabe zusätzlicher Werte nicht zu. Der Grund, warum neue Werte an dieser Stelle (in der Auswahlliste im Inventar- oder Raumbuch) leider nicht hinzugefügt werden können, ist folgender: Wenn mehrere Anwender gleichzeitig in einem Projekt arbeiten, und dezentral, also in diesem Beispiel im Raumbuch selbst, die Werte für Auswahllisten einpflegen können, führt das meistens zu Mehrfachnennungen von Werten, weil es in diesem Fall erfahrungsgemäß oft vorkommt, dass neue Werte zeitgleich von mehreren Anwendern mehrfach und in unterschiedlicher Schreibweise eingepflegt werden. Hierdurch würde es zu doppelten Eintragungen kommt. Außerdem käme es bei dieser Vorgehensweise leicht dazu, dass ein Wert, z.B. ein neuen Mietobjekt, mehrfach und in unterschiedlicher Schreibweise hinzugefügt wird - z.B. als "Wohnung links, EG" von Anwender A und als "linke Wohnung, EG" von Anwender B.

Häufigste Ursache ist ein gesperrtes Benutzerkonto. Ein Benutzerkonto wird aus Sicherheitsgründen gesperrt, wenn fünfmal nacheinander das falsche Passwort eingegeben wird. Der Systemadministrator kann das Benutzerpasswort zurücksetzen bzw. das Benutzerkonto entsperren.

Wir hatten in der Vergangenheit die Berechtigungen für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten mit Hilfe der Raumgruppe des Benutzers verwaltet (in der Benutzerverwaltung erhält jeder Anwender eine Raumgruppe zugewiesen). Die in der Raumgruppe enthaltenen Räume und Fläche legen z.B. fest für welche Räume oder Flächen dieser Benutzer eine Störungsmeldung erfassen darf.

Die Zugriffsberechtigung auf Basis der Raumgruppe hat sich aber im Dokumentenmanagement nicht bewährt, da es hier weniger um den Raumbezug als um den Inhalt des jeweiligen Dokuments geht. Darum verwendet VISA^FM Raumbuch im Dokumentenmanagement eine benutzerspezifische Zugriffsberechtigung, die es ermöglicht für jeden Benutzer und jedes Dokument individuell die Berechtigung für die Anzeige, das Bearbeiten und den Export einzustellen.

Technisch bedeutet dies, dass es eine Tabelle gibt, in der es für jeden Benutzer und jedes Dokument einen Datensatz mit den Berechtigungen gibt. Werden neue Benutzer hinzugefügt, müssen die Zugriffsberechtigungen für die neu hinzugefügten Benutzer hinzugefügt werden.

So kommt es, dass Benutzer unterschiedlich viele Dokumente im Dokumentenmanagement angezeigt bekommen können.

Mit unserem kostenlosen Test erhalten Sie einen direkten Einblick, wie effizient und übersichtlich modernes Facility Management sein kann. Sie testen reale Funktionen, mit denen Sie Ihre Flächen, Räume und Objekte strukturiert verwalten – ganz ohne Risiko. 

Weil wir die Arbeit für Sie übernehmen! Wir strukturieren, erfassen und dokumentieren jeden Raum verlässlich und normgerecht. Sie profitieren dabei von unserer jahrzehntelangen Erfahrung im Aufbau digitaler Raumbücher.

Sie sparen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und profitieren von einem klar aufgebauten Dokument, das Ihr Projekt optimal unterstützt.

In der Auftragsliste in der Instandhaltungsliste werden nur Aufträge angezeigt, die dem angemeldeten Anwender zugewiesen sind. Zusätzliche Bedingungen sorgen dafür, dass die Liste der Aufträge in der App kurz und übersichtlich bleibt. Individuelle Konfigurationen sind möglich, falls die Standard-Konfiguration für die Arbeitsabläufe unvorteilhaft sein sollte.

Die Logik der Unterscheidung zwischen Zähler und Datenpunkt ist erforderlich, weil Energieverbrauchszähler und Datenpunkte unterschiedliche Objekte mit verschiedenen Prozessen sind. Während Datenpunkte kontinuierlich Verbrauchs- und andere Werte liefern, unterliegen Zählern den ganz normalen Instandhaltungsprozessen. Beispielsweise werden Verbrauchszähler regelmäßig inspiziert, geeicht und können ausgetauscht werden.

Unter First-Level-Support verstehen wir die erste Anlaufstelle für alle eingehenden Unterstützungsfragen: Der First-Level-Support übernimmt die vollständige Erfassung der Anfrage inklusive aller erforderlichen Zusatzinformationen (z.B. Screenshots, genaue Beschreibung an welcher Stelle und bei welcher Aktion ein Problem oder eine Frage aufgetreten ist etc.) und klärt selbständig, ob es sich um technische Probleme oder um Anwenderfragen / Bedienfehler durch den Anwender handelt und bearbeitet letztere nach seinem Kenntnisstand. Handelt es sich bei der Anfrage um ein technisches Problem, so wird die dokumentierte und bearbeitete Anfrage an den Second-Level-Support zur Bearbeitung weitergeleitet.

Der Second-Level-Support findet beim Hersteller der Software statt und empfängt die vom First-Level-Support entgegengenommenen Anfragen und sorgt für die Lösung technischer Probleme durch Bereitstellung von Updates, Releases, Umgehungen und Patches.

Rechtssicheres Instandhaltungsmanagement bedeutet, dass alle Maßnahmen zur Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung von Gebäuden, technischen Anlagen oder Maschinen so geplant, durchgeführt und dokumentiert werden, dass die gesetzlichen Pflichten des Betreibers lückenlos erfüllt sind. 

Das primäre Ziel ist der Haftungsausschluss: Passiert ein Unfall oder entsteht ein Schaden, muss das Unternehmen vor Gericht rechtssicher nachweisen können, dass es alle Pflichten ordnungsgemäß erfüllt hat. Das Konzept ruht im Kern auf den folgenden vier Säulen. 

Rechtssicheres Instandhaltungsmanagement beinhaltet: 

• Klare Zuweisung: Aufgaben müssen schriftlich an qualifizierte Personen (z. B. „befähigte Personen“ oder Fachfirmen) übertragen werden. Dies geschieht in VISA^FM Raumbuch durch die lückenlose Digitalisierung der "Befehlskette" in einem einzigen System. Die Korrespondenz zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern wird lückenlos dokumentiert und sorgt so für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
• Vermeidung von Organisationsverschulden: Der Betreiber bleibt in der Überwachungspflicht (Auswahl-, Anweisungs- und Kontrollpflicht), kommt er diesen nicht nach, z.B. durch mangelnde Kontrolle der Dienstleister, haftet er bei Fehlern dennoch persönlich. Die Kontrolle der Dienstleister kann in VISA^FM Raumbuch automatisiert werden, indem z.B. mit Hilfe von Workflows Arbeitsabläufe standardisiert und automatisiert werden. Beispielsweise kann ein Workflow einen Alarm auslösen, wenn ein Auftrag zu spät ausgeführt wurde oder zu einem ausgeführten Auftrag kein Prüfprotokoll hinterlegt wurde.
• Lückenlose Dokumentation (Beweislastumkehr): Im Schadensfall gilt im Baurecht und Arbeitsschutz oft eine faktische Beweislastumkehr: Nicht der Kläger muss beweisen, dass geschlampt wurde, sondern das Unternehmen muss beweisen, dass alles richtig gemacht wurde. Das erfordert die
• Rechtssichere Dokumentation: Jede Prüfung, jeder Mangel und jede Reparatur muss manipulationssicher, vollständig und auffindbar protokolliert werden (Wer hat was, wann, wie und nach welcher Vorschrift geprüft?). Ohne Protokoll gilt eine Wartung vor Gericht als nicht durchgeführt. Die rechtssichere Aufbewahrung und strukturierte Ablage all dieser Dokumente sind mit dem in VISA^FM Raumbuch integrierten Dokumentenmanagementsystem möglich.

Unserer Erfahrung nach fehlt es oftmals an dem vollständigen Wissen, welche gesetzlichen Vorgaben im Instandhaltungsmanagement zu berücksichtigen und wie diese anzuwenden sind. Darum besitzt VISA^FM Raumbuch eine Schnittstelle zum Regelwerks-Informationssystem (REG-IS), mit dem Instandhalter für jedes Inventarbuch-Objekt sofort sehen, welche Gesetze und Verordnungen für das Instandhaltungsmanagement zu berücksichtigen sind und welche wiederkehrenden und einmaligen Pflichten sich daraus ergeben. 

In VISA^FM Raumbuch können Instandhaltungspläne erstellt werden, die alle wiederkehrenden Prüfungen, Inspektionen und anderen Instandhaltungsaktivitäten automatisch als Aufträge planen. Damit ist ein "Vergessen" (Stichwort "Organisationsverschulden") weitestgehend ausgeschlossen.

Das Digitale Raumbuch ist eine detaillierte Zusammenstellung aller Räume eines Bauprojekts oder eines Gebäudes. Es enthält Informationen zu Raumgrößen, Funktionen, Ausstattungen und technischen Anforderungen. 

Damit dient es als wichtiges Werkzeug für Planung, Ausschreibung und Ausführung. Das Raumbuch ist die Grundlage für das Facility Management im Bestand und ist die Basis für die sichere und wirtschaftliche Bewirtschaftung von Immobilien.

VISA^FM Raumbuch unterscheidet zwischen der Ausführung und dem Abschluss von Aufträgen. Diese Unterscheidung ist wichtig, um beispielsweise den Melder einer technischen Störung zeitnah zu benachrichtigen, wenn die Störung behoben wurde, auch wenn der Auftrag noch nicht abgeschlossen ist. 

Ein Auftrag ist erst abgeschlossen, wenn alle dazugehörenden Leistunegn durchgeführt wurden und dokumentiert wurden. In der Praxis kommt es regelmäßig vor, dass zwischen Ausführung und Abschluss von Aufträgen ein zeitlicher Abstand liegt - sei es, weil die Dokumentation noch nicht vollständig ist oder weil noch nicht alle Leistungen durchgeführt wurden. 

Wir verstehen uns als Problemlöser: Unsere Kunden kommen zu uns, weil sie erkannt haben, dass ihre Arbeitsabläufe optimiert und beschleunigt werden können. Bei diesem Prozess unterstützen wir sie, sowohl mit unserer Facility Management Software als auch mit unserem Know-How aus inzwischen mehr als 15 Jahren Tätigkeit im CAFM und mit allen Serviceleistungen, die für den Projekterfolg erforderlich sind. Ähnlich wie ein Architekt, der für seine Kunden alle Bauarbeiten und alle Baufirmen koordiniert und steuert, bieten wir unseren Kunden eine schlüsselfertige Lösung an, die direkt in Betrieb genommen werden kann. _x000b__x000b_Was sind die Geschäftsfelder und Kernkompetenzen der GIS PROJECT?

Software: CAFM Software VISAFM Raumbuch, Schnittstellen, Customizing

Service: Datenerfassung, Datenübernahme, Schulung, Systeminstallation

Seminare: Offene und firmeninterne Seminare zu Facility Management, CAFM, Instandhaltungs- und Energiemanagement

Mit der Raumbuch-App kann ich ein Raumbuch mit allen Räumen und Flächen erstellen. Die Räume und Flächen kann ich beschreiben und mit Fotos dokumentieren. Das vorhandene Inventar kannich mit dem mit dem Smartphone erfassen und meinen Räumen und Flächen hinzufügen. Die Raumbuch-App bietet Ihnen die wichtigsten Funktionen von Raumbuch, Inventarbuch, Dokumentenmanagement und Auftragsbuch für den mobilen Einsatz mit Smartphone und Tablet. 

Die Erstellung des Raumbuchs ist günstiger als viele denken. Wir haben jahrzehntelange Erfahrung und die richtigen Softwarewerkzeuge, um strukturiert, zügig und automatisiert Raumbücher zu erstellen. Wann immer es möglich ist, übernehmen wir Bestandsdaten aus vorhandenen Unterlagen. Dies können Excel-Listen, CAD-Pläne, Gebäudegrundrisse, das Anlagenkataster oder andere Informationen sein.

Die Raumbuch-App ist aktuell kostenlos bei Google Play und im Apple App Store erhältlich. 

360°-Panoramabilder sind umfassende Rundumaufnahmen, die den gesamten Raum in alle Richtungen zeigen – vom Boden bis zur Decke, von Wand zu Wand. Mit geeigneten Kameras lassen sich Panoramabilder mit einer einzigen Aufnahme erstellen. Dadurch entsteht ein vollständiger visueller Eindruck des Gebäudes, der eine Begehung vor Ort nahezu ersetzt.

Über interaktive Hotspots können Sie direkt im Bild auf Objektdaten zugreifen: Technische Anlagen, Raumdetails, Wartungstermine oder Ausstattungselemente. Alles wird übersichtlich an der richtigen Stelle angezeigt – ohne langes Suchen in Listen oder Plänen. Mehrere 360°-Panoramabilder werden zu virtuellen Rundgängen zusammengefügt. 

Die 360°-Rundgang-Funktion sorgt für deutlich mehr Transparenz, Effizienz und Verständnis bei der Verwaltung komplexer Gebäude. So behalten Sie den Überblick, treffen fundierte Entscheidungen und können Wartungs- und Serviceprozesse optimal steuern.

Facility Management (oder Facilitymanagement), abgekürzt FM, ist die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden samt ihrer technischen Anlagen und Einrichtungen (facilities). Der Begriff Facility Management verdeutlicht den ganzheitlichen Ansatz, den der Facility Manager bei seinen strategischen, betriebswirtschaftlichen, technischen und infrastrukturellen Aufgaben verfolgt.  

Als Lebenszyklus-bezogener Managementansatz betrachtet das Facility Management sämtliche Phasen einer Liegenschaft von der Planung des Bauvorhabens über das Gebäudemanagement im Betrieb bis hin zu Investitionen in Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen sowie An- und Umbauten.

Zum Einsatz kommt das Facility Management bei allen Formen der Gebäudenutzung – von  großen industriellen Produktionsstätten und gewerblichen Objekten bis zu öffentlichen Einrichtungen wie Krankenhäusern oder Universitäten.

Ein Wechsel der Betriebsart von On-Premises zu Software-as-a-Service ist jederzeit möglich.

Ein Wechsel der Betriebsart von SaaS zu On-Premises ist jederzeit möglich.

Umfangreiches Dokumentenmanagementsystem mit zahlreichen Funktionen, die ein teures Dokumentenmanagementsystem überflüssig machen. Als Highlights seien hier genannt:

Einbindung von Panoramafotos (360° Kugelperspektiven, die einen realitätsnahen Eindruck von Räumen ermöglichen)

Einfaches Kopieren und Zuordnen von Dokumenten – z.B. kann ein vorhandenes Wartungsprotokoll mit wenigen Mausklicks allen Feuerlöschern, die darin aufgelistet sind, zugewiesen werden

Automatische Planung wiederkehrender Instandhaltungsaufgaben

Sobald einem technischen Objekt ein Wartungsplan zugewiesen wurde, werden alle sich daraus ergebenden Aufträge (Inspektion, Wartung) automatisch angelegt – inklusive dem budgetierten Zeitaufwand, den zu erwartenden Kosten und sehr umfangreicher Benachrichtigungsfunktion. Ein Wartungsplan besteht aus beliebig vielen Schritten, dabei kann jeder Schritt seinen eigenen Intervall haben.

Einfache Erstellung von Raumbüchern und Inventarbüchern

Technische Objekte können als Vorlagen angelegt werden und dann mit Drag & Drop in Räume eingefügt werden. So können Räume mit ähnlicher Ausstattung (Büros, Patientenzimmer, Hotelzimmer) sehr schnell mit Inventar versehen werden.

Automatischer Export von Objekten des Inventarbuchs in den CAD-Plan. Jedes technische Objekt entspricht einem Geometrietyp (Symbol, Rechteck, Kreis, L-Form, Trapez) und kann so automatisch und maßstäblich oder als Symbol in Piktogrammdarstellung in den CAD-Plan eingetragen werden.

Flexible CAD-Anbindung

Für das Flächenmanagement mit VISA^FM Raumbuch stehen zwei verschiedene CAD-/GIS-Programme (VISA^FM Spatial Manager für Desktop) zur Auswahl, zusätzlich arbeitet VISA^FM Raumbuch perfekt dank Schnittstellen mit AutoCAD, BricsCAD und ZWCAD zusammen.

Mit der BIM IFC Schnittstelle können Gebäudedaten, also z.B. die Gliederung in Gebäude, Stockwerke und Räume und das Inventar (Baukonstruktion, Inventarbuch-Objekte wie TGA, Mobiliar etc.) aus BIM-Modellen in VISA^FM Raumbuch importiert werden. Hierzu sollte ein räumlicher Bezug (Objektbezug) zwischen den Facilities (Baukonstruktion und andere Inventarbuch-Objekte) und den Räumen, worin sich diese befinden bzw. wozu diese gehören im BIM-Modell festgelegt sein. Das bedeutet, dass im BIM-Modell mit den IFC-Eigenschaften "IfcRelReferencedInSpatialStructure" oder "IfcRelContainsInSpatialStructure" der Bezug zwischen Räumen (im BIM-Modell "IFCSpace") und Inventarbuch-Objekten (im BIM-Modell "IFCDoor, IFCWindow etc. etc. genannt) festgelegt sein sollte. 

Auch wenn dieser Bezug nicht vorhanden ist, können Gebäude, Stockwerk und Räume („Raumstruktur“) sowie die Baukonstruktion bzw. alle anderen Inventarbuch-Objekte trotzdem importiert werden, allerdings muss in diesem Fall beim Import der Entities (Fenster, Türen etc.) jeweils der Raum, in dem sich diese Objekte befinden, angeben werden, wodurch sich der Zeitaufwand für den Import erhöht.

Die durchschnittlichen Antwortzeiten im Frontend hängen stark von der Anbindung des Frontends an den Server ab.

Die durchschnittlichen Antwortzeiten für die Bereitstellung der Daten am Server betragen

ca. 1s für operative Arbeiten mit VISAFM

ca. 1-30s für Auswertungen über den VISA^FM Berichtsserver (hängt von der Komplexität der Auswertung ab)

ca. 1-10s für Auswertungen über das VISA^FM Dashboard (hängt von der Komplexität der Auswertung ab)

Im Administrationsbereich (aufzurufen durch Eingabe der URL ~/Forms/AdministrationStart.aspx oder durch Aufruf des entsprechenden Menüeintrages) werden die Anwender und deren Berechtigungen bearbeitet.

Es gibt verschiedene Arten von Berechtigungen:

Modul-Berechtigungen legen fest, ob ein Anwender die Funktionen und die zu einem Modul dazu gehörenden Seiten Nutzen bzw. aufrufen darf

Raumgruppe-Berechtigungen legen den räumlichen Bezug fest, d.h. durch Auswahl der Raumgruppe wird festgelegt, welche Räumen der Anwender bearbeiten darf und welche für ihn verborgen sind

Dokumente-Berechtigungen legen im Dokumentenmangement für jedes Dokument und jeden Anwender individuell fest, ob das Dokument bearbeitet werden darf

Hier kann mit der Raumgruppe festgelegt werden, welche räumlichen Berechtigungen ein Anwender hat (also z.B. in welchen Gebäude, an welchem Standort, Daten bearbeitet werden können).

Mit den zugewiesenen Rollen werden die funktionalen Berechtigungen eines Anwenders festgelegt, also Module genutzt werden können (und damit einhergehend, welche Seiten aufgerufen werden können).

VISA^FM Raumbuch vergab in der Vergangenheit die Berechtigungen für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten mit Hilfe von Raumgruppen (Raumgruppen werden in der Benutzerverwaltung für jeden Anwender zugewiesen. Die in der Raumgruppe enthaltenen Räume und Fläche legen z.B. im Störungsmanagement fest, für welche Räume oder Flächen ein Benutzer eine Störungsmeldung erfassen darf).

Die Zugriffsberechtigung auf Basis der Raumgruppe hat sich aber im Dokumentenmanagement nicht bewährt, da es hier weniger um den Raumbezug als um den Inhalt des jeweiligen Dokuments geht. Darum verwendet VISA^FM Raumbuch im Dokumentenmanagement eine benutzerspezifische Zugriffsberechtigung, die es ermöglicht für jeden Benutzer und jedes Dokument individuell die Berechtigung für die Anzeige, das Bearbeiten und den Export einzustellen.

Technisch bedeutet dies, dass es eine Tabelle gibt, in der es für jeden Benutzer und jedes Dokument einen Datensatz mit den Berechtigungen gibt. Werden neue Benutzer hinzugefügt, müssen die Zugriffsberechtigungen für die neu hinzugefügten Benutzer hinzugefügt werden.

In der Auftragsliste der Auftrags-App werden nur die Aufträge angezeigt, die folgende Bedingungen erfüllen:

Die Aufträge sind (dem angemeldeten Anwender) zur Ausführung zugewiesen

Die Aufträge sind zur Ausführung freigegeben

Die Aufträge sind noch nicht ausgeführt und noch nicht abgeschlossen worden

Der Plantermin für die Ausführung oder die Fälligkeit des Auftrags ist bereits erreicht oder ist innerhalb der nächsten 14 Tage oder das Ausführungsfenster (d.h. der Wunschtermin für die Ausführung der Aufträge) ist bereits erreicht oder ist innerhalb der nächsten 14 Tage

Zahlreiche Auswertungen stehen als vordefinierte Berichte und als Dashboards zur Verfügung, beispielsweise der Instandhaltungskalender (inkl. Outlook-Schnittstelle), die Auftragsliste, ein Soll-Ist-Wert-Vergleich, Prognose der Instandhaltungskosten, Objekthistorie, Instandhaltungsmanagementanalyse. Eigene Auswertungen können hinzugefügt werden.

In jeder Tabelle kann in allen Spalten direkt durch Texteingabe gefiltert werden. Die Sortierung ist nach jedem Feld möglich, ein Mausklick auf die jeweilige Spalte sortiert auf- bzw. absteigend.

Die Anordnung der Spalten und die Gruppierung kann interaktiv am Bildschirm (mit drag and drop) vorgenommen werden. Zusätzlich besteht ein Assistent zur Verfügung, um Spalten zu sortieren, nach Werten zu Filtern oder die Ansicht nach Spalten zu gruppieren sowie Spalten anzuzeigen oder auszublenden. Zusätzlich können in den meisten Tabellenansichten einzelne oder alle Zeilen ausgewählt und in zahlreiche Dateiformate exportiert werden, z.B. als Excel-Liste, Word-Dokument oder PDF-Datei.

Windows Server werden ab Windows Server 2008 R2 unterstützt, wir empfehlen aus Sicherheitsgründen, ausschließlich Betriebssysteme einzusetzen, für die der Betriebssystemhersteller noch Sicherheitsupdates bereitstellt. Details hierzu finden Sie in den Systemvoraussetzungen.

Alle aktuellen Browser können verwendet werden, hierzu gehören z.B. Brave, Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Opera und Safari. Im Browser muss JavaScript aktiviert sein und Pop-up-Fenster müssen zugelassen werden (eventuell installierte Pop-Up-Blocker müssen für VISA^FM deaktiviert sein). Details hierzu sind in den Systemvoraussetzungen beschrieben.

Brave

Chrome

Firefox

Microsoft Edge

Opera

Safari

Im Browser muss JavaScript aktiviert sein und Pop-up-Fenster müssen zugelassen werden (eventuell installierte Pop-Up-Blocker müssen für VISA^FM Raumbuch deaktiviert sein). Details hierzu sind in den Systemvoraussetzungen beschrieben.

VISA^FM erfordert einen aktuellen Browser, z.B. Brave, Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Opera oder Safari in der jeweils aktuellen Programmversion.

Die Nutzung von VISA^FM Raumbuch mit anderen Browsern und älteren Browserversionen ist prinzipiell technisch möglich. Da neuere Browser generell besser vor Betrug, Viren, Trojanern, Datendiebstahl und anderen Bedrohungen Ihrer Privatsphäre und Sicherheit schützen, empfehlen wir unbedingt, immer mit einem aktuellem Browser zu arbeiten. Aktuelle Browser schließen Sicherheitslücken, durch die Angreifer in Ihren Computer gelangen können.

Möchten Sie VISA^FM Raumbuch mit einem anderen Browser oder mit einer älteren Browserversion nutzen, so bitten wir Sie, sich wegen der Freigabe an unseren Support zu wenden.

Im Browser muss JavaScript aktiviert sein und Pop-up-Fenster müssen zugelassen werden (eventuell installierte Pop-Up-Blocker müssen für VISA^FM deaktiviert sein). Details hierzu sind in den Systemvoraussetzungen beschrieben.

VISA^FM erfordert einen Browser, z.B.

Brave

Chrome

Firefox

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Opera

Safari

Im Browser muss JavaScript aktiviert sein und Pop-up-Fenster müssen zugelassen werden (eventuell installierte Pop-Up-Blocker müssen für VISA^FM deaktiviert sein). Details hierzu sind in den Systemvoraussetzungen beschrieben.

VISA^FM Raumbuch bietet sehr viele Möglichkeiten um an individuelle Bedürfnisse angepasst zu werden. Die Anpassungsmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt, darum folgt in diesem Abschnitt nur eine Auswahl.

Weitere Optionen sind im Handbuch in den entsprechenden Kapiteln (siehe auch im (Stichwort-) Register) beschrieben:

Individuelle Auswertungen (Anpassung der Standardberichte, individuelle Dashboards)

Direkter Zugriff auf die Instandhaltungs- und andere Daten mit Microsoft PowerPivot für Excel

Anpassung von Workflows

Anpassung von Eingabemasken (die Beschriftung von Eingabefeldern kann individuell festgelegt werden, nicht benötigte Eingabefelder können ausgeblendet werden)

Anpassung des Layouts und der Farbgebung der gesamten Anwendung durch Änderung des Farbschemas

Konfiguration der Automatischen Planung von Folgeaufträgen (im Instandhaltungsmanagement kann beispielsweise festgelegt werden, wie viele Folgeaufträge für welchen Planungszeitraum bei der Folgeauftragsplanung geplant bzw. berücksichtigt werden sollen)

Unsere Kunden schätzen das webbasierte Arbeiten sehr, vor allem die Verfügbarkeit an unterschiedlichen Orten und auf verschiedenen Endgeräten ist ein großer Pluspunkt. Das mobile Arbeiten mit VISAFM Raumbuch sorgt insbesondere im Instandhaltungsmanagement für eine Beschleunigung der Arbeitsabläufe: Störungen werden durch die dezentrale Meldung im Browser wesentlich schneller delegiert und behoben.

Dem Anwender stehen im Browser die folgenden Schnittstellen zur Verfügung:

In VISA^FM Raumbuch ist eine Büroanwendung mit Tabellenverarbeitung und Textverarbeitung integriert, die jedem Anwender im Browser zur Verfügung steht. Damit können Excel- und Word-Dateien in den Formaten XLS, XLSX, Doc und DOCX importiert, erstellt und bearbeitet werden. Ein dem Windows-Explorer ähnlicher Dateimanager ermöglicht den Austausch dieser und anderer Dokumente unter den Anwendern.

Für die meisten Tabellenanzeigen gibt es die Möglichkeit, die Daten im XLS-, CSV-, RTF- oder PDF-Format auf Knopfdruck zu exportieren.

Die Berichte vom Reportserver können im XLS-, PDF- oder DOC-Format exportiert werden

Die Dashboards können im PDF- oder JPG/GIF/PNG-Format exportiert werden

In bestimmten Funktionen (z.B. Aufträge) können funktionsspezifische PDF- und/oder Word-Dokumente erstellt werden

Es gibt eine Mailschnittstelle zu einem eigenen Mail-Prozess bzw. zum SQL-Server-Mail. Die Mails können entweder individuell oder automatisiert erstellt werden und automatisiert mit Anhang (z.B. Word, PDF-Datei) versehen werden.

Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht den Import und Export von nahezu beliebigen Datenformaten, z.B. PDF-Dateien, Word-Dokumente, Fotos, CAD-Pläne. Gesperrt sind aus Sicherheitsgründen die Formate COM, SQL, BAT, EXE, MSI.

Über einen integrierten Datenmanager kann man die automatisch erstellten (z.B. Aufträge im PDF-Format) und manuell hochgeladenen Dokumente verwalten.

Innerhalb der Anwendung steht im Browser für die Inventarisierung eine virtuelle Zwischenablage zur Verfügung - der Anwender kann Objekte in die "Zwischenablage" kopieren und dann in den entsprechenden Räumen einfügen.

Dem CAD-Anwender stehen darüber hinaus Schnittstellen zum direkten Import und Export von CAD-Plänen und GIS-Daten zur Verfügung: Die CAD-Lösungen VISA^FM Spatial Manager für Desktop/AutoCAD/BricsCAD/ZWCAD beinhalten zahlreiche Graphikschnittstellen z.B. DWG/DXF.

Dem Systemadministrator stehen Schnittstellen zum direkten Import und Export von Flatfile-Dateien (z.B. CSV, TXT), Excel-Dateien, Oracle-oder Access-Datenbanken zur Verfügung. Über Linked Server und OLE DB ist der automatisierte Import und Export von bzw. nach zahlreichen Datenbanken (MySQL, PostgreSQL, Oracle, u.v.a.) möglich.

Für VISA^FM Raumbuch stehen, bezogen auf die Menge der zu verwaltenden Facilities (Räume und Flächen, Inventarbuch-Objekte, Aufträge) und der Anzahl der gleichzeitig aktiven Anwender („concurrent user“), begrenzte Programmversionen oder eine unbegrenzte Programmversion zur Verfügung.

Die Benutzerpasswörter und wichtige Systemdaten werden verschlüsselt gespeichert.

Nach 5-maliger Eingabe eines Passworts wird der Benutzer gesperrt. Außerdem gelten strenge Regeln für den Aufbau eines Benutzerpassworts.

Über ein eigenes regelbasiertes Autorisierungssystem kann man die Zugriffsberechtigung der Benutzer auf einzelne Module und Funktionen steuern.

Erfordert die Fachmodule Instandhaltungsmanagement und Betriebskostenmanagement.

ASP.NET mit C# (.NET Framework 4.5.1), JavaScript

Die Standardports 80 und 443 für den Browser-Zugriff auf den Webserver.

Für das Flächenmanagement mit VISA^FM Raumbuch stehen zwei verschiedene CAD-/GIS-Programme (VISA^FM Spatial Manager für Desktop) zur Auswahl, zusätzlich arbeitet VISA^FM Raumbuch dank Schnittstellen perfekt mit AutoCAD, BricsCAD und ZWCAD zusammen.

Für den LOGIN wird HTTPS verwendet. User-IDs und Passwörter für den internen Zugriff auf den SQL-Server und den Reportserver werden bei der Installation von VISA^FM Raumbuch verschlüsselt abgelegt. Die Passwörter für die Accounts sind verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

Spatial Manager verwendet die Sprache, die im Menüpunkt „Optionen“ ausgewählt wird (Englisch, Deutsch oder Spanisch).

Spatial Manager gibt es in den folgenden Sprachen:

Englisch

Deutsch

Spanisch

Spatial Manager verwendet die Sprache von AutoCAD, BricsCAD bzw. ZWCAD. Ist die von AutoCAD, BricsCAD bzw. ZWCAD verwendete Sprache nicht verfügbar, wird Englisch von Spatial Manager verwendet.

Die Verwendung einer bestimmten Programmsprache kann nicht erzwungen werden.

Statusrückmeldungen können individuell eingestellt werden. Der Melder einer Störung kann z.B. per E-Mail eine Rückmeldung bei jeder Statusänderung „seiner“ Störung erhalten oder nur einmalig wenn seine Meldung eingegangen ist. Art, Umfang und Inhalt dieser Benachrichtigungen können individuell angepasst werden.

In der Störungsliste werden alle Störungen angezeigt, die für Inventarbuch-Objekte in bzw. für die Räume/Flächen, Gebäude und Standorte der Raumgruppe des Anwenders gemeldet wurden.

So kann im Störungsmanagement beispielsweise ein Anwender nur für Inventarbuch-Objekte, Räume, Gebäude und Standorte innerhalb seiner eigenen Raumgruppe Störungsmeldungen erfassen und diese auch anzeigen lassen.

Sie erleben, wie sich Flächenmanagement und Gebäudeverwaltung digital vereinfachen lassen. Sie erkennen Potenziale zur Optimierung Ihrer FM-Prozesse. Sie können den Nutzen in Ihrem Arbeitsalltag direkt bewerten, bevor Sie sich entscheiden. Sie erhalten bei Bedarf Unterstützung durch unser Expertenteam. 

VISA^FM Raumbuch nutzt ASP.NET WebForms mit HTML5, CSS und Javascript

VISA^FM Raumbuch nutzt ASP.NET WebForms mit HTML5, CSS und Javascript

Anwender, die Zugangsdaten besitzen und vom Typ „Instandhalter“ sind, können diese Änderungen vornehmen und Kosten oder Dokumente hinzufügen.

Sobald einem Auftrag Kosten zugewiesen werden, stehen diese für Auswertungen zur Verfügung. Kosten können nach Standorten, Unternehmen, Gebäuden und Kostenstellen analysiert und abgerechnet werden.

Der First-Level-Support kann von uns gegen Servicegebühr durchgeführt werden.

Der Second-Level-Support ist im Softwarewartungs- und -pflegevertrag enthalten.

Sollen die Updates von uns via Remote-Zugang oder vor Ort installiert werden, so entstehen dadurch zusätzliche Kosten.

VISA^FM Raumbuch vergibt automatisch eine Auftragsnummer, parallel dazu kann eine eigene, individuelle Auftragsnummer (die. Z.B. der Auftragsnummer im ERP-System entspricht) angegeben werden.

Werden Inventarbuch-Objekte mit Drag & Drop oder mit Hilfe der Zwischenablage in Räume eingefügt, so wird für diese neuen Inventarbuch-Objekte (die „Kopien“) die ID (ObjKey) des Ursprungsobjektes (das „Original“) gespeichert.

Wird das Original geändert, so werden die Kopien (die neuen Inventarbuch-Objekte) nicht automatisch aktualisiert. Da die Referenz zum Original aber in der Datenbank gespeichert wird, kann ein Systemadministrator die Inventarbuch-Objekte mit den Änderungen des Originals aktualisieren.

Mit der BIM IFC-Schnittstelle können Gebäude- und Objektmodelle im IFC-Format unterschiedlicher Herkunft importiert werden. Damit der Objektbezug zwischen und der Baukonstruktion und anderen Inventarbuch-Objekten beim Importvorgang übernommen werden kann, sollte im BIM-Modell mit den IFC-Eigenschaften "IfcRelReferencedInSpatialStructure" oder "IfcRelContainsInSpatialStructure" der Bezug zwischen Räumen (im BIM-Modell "IFCSpace") und Inventarbuch-Objekten (im BIM-Modell "IFCDoor, IFCWindow etc. etc. genannt) festgelegt sein.

Im Raumbuch / Baukonstruktion kann man den Wandaufbau beschreiben. Es sind aber nicht immer alle Wände eines Raums gleich. In der Praxis kommt es z.B. vor, dass eine Wand massiv ist, die benachbarte aber im Trockenbau, Qualität A.

Ebenfalls kommt es vor, dass Wände eines Raums unterschiedlich ausgestaltet sind (sowohl hinsichtlich Abmessungen als auch bezüglich Ausgestaltung). Darum können die Wände im Inventarbuch beschrieben werden, wo der Anwender beliebig viele Objekte vom Typ Raum hinzufügen kann.

Wenn eine Wand z.B. bis zu einer bestimmten Höhe gefliest ist und darüber tapeziert ist, macht es - z.B. für die Ausschreibung von Reinigungsleistungen - Sinn, zwei Objekte anzulegen, z.B.:

Unterer Teil der Wand, gefliest, Höhe 1,20 m

Oberer Teil der Wand, tapeziert, Höhe 1,55 m

Wir empfehlen die mobile Bearbeitung von Aufträgen und die Verbrauchsdatenerfassung auf Smartphone und Tablet direkt in VISA^FM Raumbuch (erfordert WLAN, LTE, GSM oder UMTS). Besteht keine Verbindung zum Server so können Auftragsdaten als Excel-Liste auf mobile Endgeräte heruntergeladen werden und anschließend zurück in das System gespielt werden.

Es kann eine Form-Authentifizierung mit einer in VISA^FM integrierten Benutzerdatenbank oder eine Authentifizierung mit Microsoft ENTRA (mit Single Sign-ON) verwendet werden.

Die Filter im Registerblatt "Filter" sind alle durch eine logische "UND"-Bedingung verknüpft. Sind also in zwei verschiedenen Filterelementen Filter gesetzt, so werden genau die Datensätze angezeigt, die beide Filterkriterien erfüllen.

Ein Beispiel: Das Dashboard mit der Dashboard-ID 130 enthält zwei Filterelemente:

"Ausführung Auftrag" filtert die Personen/Unternehmen die den Auftrag ausführen bzw. ausgeführt haben

"Ausführung Leistung" filtert die Personen/Unternehmen die Leistungen eines Auftrags ausführen bzw. ausgeführt haben

Möchte der Anwender alle Aufträge sehen, die von der Firma XY ausgeführt werden, darf in dem zweiten Filterelement keinen Filter für die Firma XY vorgenommen werden, da ansonsten nur die Aufträge angezeigt werden, die von XY ausgeführt wurden und zu denen Leistungen eingetragen sind die ebenfalls von XY ausgeführt wurden.

Die Inventarbuch-Importschnittstelle ermöglicht den

Import von Inventarbuch-Objekten aus einer Inventarliste im Excel „XLSX“-Format in das Inventarbuch und die

Aktualisierung bereits im Inventarbuch vorhandener Inventarbuch-Objekte mit den Angaben aus einer Inventarliste im Excel „XLSX“-Format.

Mit Hilfe der Inventarbuch-Importschnittstelle kann man sowohl einen Import (d.h. Inventarbuch-Objekte aus der Excel-Liste werden dem Inventarbuch hinzugefügt) als auch eine Aktualisierung bereits vorhandener Objekte im Inventarbuch vornehmen.

Ausschlaggebend ist das Feld [ID bzw. ERP-Nr.]. Wenn dieses Feld einen Wert enthält, wird bei der Bearbeitung geprüft, ob es bereits ein Inventarbuch-Objekt mit der gleichen ERP-Nr. im Inventarbuch gibt.

Ist dies der Fall, erfolgt die Aktualisierung des vorhandenen Inventarbuch-Objektes mit den Daten aus der Excel-Liste, im anderen Fall wird ein weiteres, zusätzliches Inventarbuch-Objekt dem Inventarbuch hinzugefügt.

Die Recherche nach Vorschriften und Regelwerken im REG-IS funktioniert mit Hilfe der „Facility-ID“. Werden neue Objekte in das Inventarbuch eingetragen, so wird die Facility-ID des Objekttyps automatisch aus dem hinterlegten Katalog übernommen.

Werden neue Objekte in das Inventarbuch eingetragen, deren Objekttyp noch keine Entsprechung im REG-IS hat, so muss für den Objekttyp einmalig die dazugehörende REG-IS Facility-ID eingegeben werden.

Ein Beispiel:

Werden beispielsweise neue Objekte vom Objekttyp "Feuerlöscher" hinzugefügt werden, ist die Zuordnung zum REG-IS automatisch erstellt. Definiert der Anwender einen neuen Objekttyp, z.B. einen "Kreuzstromwärmetauscher mit Keramik-/Kunststoff-Tauscherfläche", dann muss einmalig in den Stammdaten eingetragen, welche Facility-ID im REG-IS diesem Objekttyp entspricht.

VISA^FM Raumbuch vergab in der Vergangenheit die Berechtigungen für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten mit Hilfe von Raumgruppen (Raumgruppen werden in der Benutzerverwaltung für jeden Anwender zugewiesen. Die in der Raumgruppe enthaltenen Räume und Fläche legen z.B. im Störungsmanagement fest, für welche Räume oder Flächen ein Benutzer eine Störungsmeldung erfassen darf).

Die Zugriffsberechtigung auf Basis der Raumgruppe hat sich aber im Dokumentenmanagement nicht bewährt, da es hier weniger um den Raumbezug als um den Inhalt des jeweiligen Dokuments geht. Darum verwendet VISA^FM Raumbuch im Dokumentenmanagement eine benutzerspezifische Zugriffsberechtigung, die es ermöglicht für jeden Benutzer und jedes Dokument individuell die Berechtigung für die Anzeige, das Bearbeiten und den Export einzustellen.

Technisch bedeutet dies, dass es eine Tabelle gibt, in der es für jeden Benutzer und jedes Dokument einen Datensatz mit den Berechtigungen gibt. Werden neue Benutzer hinzugefügt, müssen die Zugriffsberechtigungen für die neu hinzugefügten Benutzer hinzugefügt werden.

Vordefinierte Raum- und Inventarlisten können vom Anwender mit den Excel-Importschnittstellen selbst importiert werden. Der Zeitaufwand beträgt hierfür weniger als eine Minute.

Excel-Listen, deren Spaltenanzahl und -bezeichnung von den vorgegebenen Raum- und Inventarlisten abweicht, können von einem Systemadministrator importiert werden.

Der Zeitaufwand für den Import dieser Excel-Listen setzt sich zusammen aus dem Aufwand für die Zuordnung der Excel-Zellen zu den Datenbankfeldern in VISA^FM Raumbuch (sogenanntes „Mapping“) und der Überprüfung der Daten in der Excel-Liste.

Für den Import ist es beispielsweise erforderlich, dass jede Raumnummer in jedem Gebäude nur einmal vorkommt. Bei der Dateneingabe in Excel fällt es zumeist nicht auf, wenn Raumnummern mehrfach vergeben sind, so dass dies einer der häufigsten „Fehler“ in Excel-Vorlagen ist.

Es gibt ein Benutzerhandbuch und die interne Dokumentierung der Programme

Wenn beispielsweise bei einem Bauvorhaben (z.B. Büros im Geschäftshaus, Patientenzimmer im Krankenhaus oder Gästezimmer im Hotel) viele Räume mit identischer Ausstattung versehen werden sollen, so geht das mit Hilfe der Zwischenablage mit nur wenigen Mausklicks:

Zuerst werden die Inventarbuch-Objekte, die es in allen Räumen geben soll, in die Zwischenablage kopiert (dies erfordert lediglich zwei Mausklicks für die Auswahl des Inventars und das Kopieren des Inventars in die Zwischenablage).

Anschließend wählt man in der Raumliste die Ziel-Räume aus (z.B. durch Filterung der Nutzung) und fügt dort das Inventar aus der Zwischenablage ein (aus dem Kontextmenü die entsprechende Funktion auswählen). So kann man mit drei Mausklicks alle Räume mit dem gleichen Inventar ausstatten.

Kann ich mehreren Räumen das gleiche Inventar zuweisen?

In der Raumliste des Raumbuchs können mehrere Räume oder Flächen ausgewählt werden und anschließend kann diesen Räumen/Flächen Inventar aus der Zwischenablage (aus dem Kontextmenü die entsprechende Funktion auswählen) hinzugefügt werden.

Kann ich das Inventar aus mehreren Räumen löschen?

In der Inventarliste des Inventarbuchs (~/Forms/ObjectTreeInventory.aspx) können ein oder mehrere Inventarbuch-Objekte ausgewählt werden (z.B. durch Filtern aller Objekte nach dem Typ) und anschließend mit der entsprechenden Funktion (Button „Objekt(e) löschen“) der Toolbar gelöscht werden.

Kann ich sehen, wieviel Inventar in Räumen enthalten ist?

Die Inventarliste des Inventarbuchs (~/Forms/ObjectTreeInventory.aspx) kann nach dem Feld „Ort*“ gruppiert werden. Durch die Gruppierung wird für jeden Ort (also für jeden Raum/jede Fläche) angezeigt, wie viele Inventarbuch-Objekte vorhanden sind

Daten und Dokumente können unabhängig von der Betriebsart lokal abgelegt werden:

In fast allen Eingabemasken, die Tabellen enthalten, besteht die Möglichkeit, die Inhalte zeilenweise oder komplett als Excel-Liste, CSV-Datei und in vielen anderen Formaten herunterzuladen und lokal abzulegen (soweit der Anbwender über die erforderlichen Berechtigungen verfügt).

Alle Dokumente (Verträge, CAD-Pläne, Protokolle, Fotos) die - z.B. im Dokumentenmanagement - hochgeladen wurden, können von Anwendern, die über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, heruntergeladen und als lokale Kopie aufbewahrt werden.

Um eine Zeichnung in BricsCAD exakt an einem vorhandenen Objekt auszurichten, so dass die beiden Zeichnungen übereinander “passen”, nutzen Sie die Option Referenz des Drehen-Befehls. Damit können Sie z.B. einen Flurplan an einem vorhandenen Gebäudeplan ausrichten, so dass beide Zeichnungen übereinander dargestellt werden. 
Den genauen Drehwinkel müssen Sie dabei nicht kennen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Objekte auswählen

  Markieren Sie alle Objekte, die Sie drehen möchten.

• Drehen-Befehl starten

  Tippen Sie DREHEN (oder das Kürzel DR) ein. Drücken Sie Enter.

• Basispunkt festlegen

  Klicken Sie auf den Punkt, um den sich die Zeichnung drehen soll (das Drehzentrum).

• Option "Referenz" aktivieren

  Schauen Sie in die Befehlszeile am unteren Bildschirmrand. Tippen Sie ein R ein und drücken Sie Enter.

• Den vorhandenen Winkel abgreifen

  Klicken Sie zuerst erneut auf Ihren Basispunkt (Startpunkt des aktuellen Winkels). Klicken Sie auf einen zweiten Punkt auf der Linie, deren Ausrichtung Sie anpassen wollen (Endpunkt des aktuellen Winkels). BricsCAD kennt nun den Ist-Zustand.

• Neuen Winkel bestimmen

  Per Klick: Bewegen Sie die Maus und klicken Sie in die Richtung, in die das Objekt zeigen soll (Klicken Sie auf einen vorhandenen Punkt oder nutzen Sie ggf. den Orthomodus mit F8, um es exakt horizontal oder vertikal auszurichten).

Um in dem CAD-Programm BricsCAD eine Zeichnung zu verschieben - zum Beispiel wenn eine Flur- oder Katasterkarte mit einem Architektenplan in Übereinstimmung gebracht werden soll - gehen Sie folgendermaßen vor: 

• Alle Zeichnungselemente auswählen

  Drücken Sie Strg + A, um alle Objekte in Ihrer Zeichnung zu markieren (Achtung: Stellen Sie sicher, dass alle Layer eingeblendet und entsperrt sind, damit wirklich alles ausgewählt wird).

• Schieben-Befehl starten

  Tippen Sie SCHIEBEN (oder das Kürzel S) in die Befehlszeile und drücken Sie Enter.

• Basispunkt wählen

  Klicken Sie auf einen markanten Punkt in Ihrer Zeichnung (z. B. eine Gebäudeecke oder einen Grenzpunkt), der später als Referenz dient.

• Zielpunkt (Ursprung) eingeben

  Halten Sie die Maus ruhig. Tippen Sie direkt über die Tastatur das Ziel der Verschiebung (z.B. #0,0 für den Koordinatenursprung) ein oder wählen Sie den zweiten Punkt in der Zeichnung aus. Drücken Sie Enter.

Um in der CAD-Software BricsCAD Zeichnungselemente aus der Zwischenablage an exakt derselben Stelle einzufügen, nutzen Sie in BricsCAD den Befehl “Mit Originalkoordinaten einfügen”.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Kopieren Sie die Objekte in der Quellzeichnung ganz normal mit der Tastenkombination Strg + C.
• Tippen Sie den Befehl ORIGINALEINFÜG (oder auf Englisch PASTEORIGIN) in die Befehlszeile. Drücken Sie Enter.

Ein oder mehrere Inventarbuch-Objekte können in die Zwischenablage kopiert werden und dann beliebig oft eingefügt werden. Nach dem Kopieren der Inventarbuch-Objekte in die Zwischenablage wählen Sie im Raumbuch den Standort des neuen Inventarbuch-Objektes aus und wechseln Sie dort zum Registerblatt "Inventar" und fügen dort das Inventarbuch-Objekt (oder mehrere Inventarbuch-Objekte) aus der Zwischenablage ein.

Das gleiche können Sie auch interaktiv in der Seite "~/Forms/AccountermentPerDnD.aspx" vornehmen (zu finden im Menü "Inventarbuch", Menüpunkt "Inventarisierung mit drag and drop").

Dort wählen Sie im linken Objektbaum den gewünschten Raum aus und klicken mit der rechten Maustaste.

Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Objekte aus der Zwischenablage einfügen" aus. Zusätzlich können hier Stammdatenobjekte aus dem Objektbaum rechts in Räume im linken Objektbaum gezogen werden.

Versehentlich wurde mit Hilfe der Inventarisierungsfunktion mit drag and drop eine Vielzahl von Inventarbuch-Objekten, z.B. 100 Stühle in den falschen Raum eingefügt. Wie werden diese den richtigen Räumen zugeordnet werden, ohne dass diese einzeln ausgewählt und bearbeitet werden müssen?

Falsch zugeordnete Inventarbuch-Objekte können in der Inventarliste ausgewählt werden und dann in einen anderen Raum bewegt, d.h. zugezogen werden.

Alternativ kann man- wenn noch keine Auftrags- oder andere Prozessdaten für die Objekte erfasst wurden - auch das benötigte Inventarbuch-Objekt als Stammdatenvorlage hinzufügen und dann mit Drag and Drop so viele dieser Inventarbuch-Objekte wie gewünscht in die Zielräume einfügen (und anschließend die ggf. bereits vorhandenen und "falsch" verorteten Objekte löschen).

Sie bekommen einen voll funktionsfähigen Zugang für bis zu vier Monate – genug Zeit, um alle relevanten Funktionen in Ruhe kennenzulernen und auf Ihre eigenen Abläufe anzuwenden. 

Sobald einem technischen Objekt ein Instandhaltungsschema („Wartungsplan“) zugewiesen wurde, werden alle sich daraus ergebenden Aufträge automatisch angelegt - inklusive dem budgetierten Zeitaufwand, den zu erwartenden Kosten und einem Workflow mit umfangreichen Benachrichtigungen. Ein Instandhaltungsschema besteht aus beliebig vielen Schritten, dabei kann jeder Schritt seinen eigenen Intervall haben. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Erstellen Sie im Stammdatenbereich im Register "Instandhaltungsmanagement" die benötigten Instandhaltungsschemata (URL ~/Forms/MasterData/DataMgmtMaintenanceSchema.aspx). Ein Instandhaltungsschema wird jeweils für ein Gewerk erstellt.

Wechseln Sie im Inventarbuch zu den Inventarbuch-Objekten, die nach dem Instandhaltungsschema gewartet, inspizier, gereinigt etc. etc. werden sollen und wählen Sie in den Objektdaten im Feld "IH-Schema" das entsprechende Instandhaltungsschema aus.

Wir schätzen das Potenzial für Softwarelösungen im Bereich Facility Management weiterhin hoch ein. Gesetzliche Vorgaben und Betreiberverantwortung verlangen nach einer strukturierten Verwaltung und Organisation technischer FM-Prozesse.

Welche zukünftigen Funktionen und Erweiterungen sind geplant?

Mobile Anwendungen stehen aktuell im Fokus der Weiterentwicklung von VISAFM Raumbuch. Ein weiterer Entwicklungsschwerpunkt ist Building Information Modeling (BIM). Hier wird intensiv an der Weiterentwicklung der Schnittstellen und die engere Verzahnung von Planungs- und CAD-Software mit CAFM um Gebäudedaten während des gesamten Lebenszyklus für Architekten, Fachplaner und Facility Manager nutzbar zu machen.

Der Melder der Störung kann sich die Störungsliste durch Auswahl des Menüpunktes "Störungsliste" im Menü "Störungsmanagement" oder durch Eingabe der URL "~/Forms/IncidentManagement.aspx" in der Adresszeile des Browsers anzeigen lassen.

In der Störungsliste werden alle Störungen angezeigt, die in den Räumen/Flächen der Raumgruppe des Anwenders aufgetreten sind. Durch Setzen geeigneter Filter kann die Tabelle angepasst werden, so dass beispielsweise nur die Aufträge, die vom Anwender gemeldet wurden, angezeigt werden.

Änderungen an der Datenbank werden durch die Ausführung von uns bereitgestellten SQL-Skripten umgesetzt. Die in den SQL-Skripten enthaltenen T-SQL-Anweisungen können entweder von uns (soweit ein remote-Zugang für Wartungszwecke vereinbart wird) oder durch den Administrator beim Auftraggeber selbst ausgeführt werden. Gibt es Änderungen in der Anwendung, so werden diese in einer Installationsroutine zusammengefasst und können von der IT-Abteilung des Auftraggebers oder von uns als Dienstleistung installiert werden.

Änderungen an der Datenbank werden durch die Ausführung von uns bereitgestellten SQL-Skripten umgesetzt. Die in den SQL-Skripten enthaltenen T-SQL-Anweisungen können entweder von uns (soweit ein remote-Zugang für Wartungszwecke vereinbart wird) oder durch den Administrator beim Auftraggeber selbst ausgeführt werden.

Gibt es Änderungen in der Anwendung, so werden diese in einer Installationsroutine zusammengefasst und können von der IT-Abteilung des Auftraggebers oder von uns als Dienstleistung installiert werden.

Ganz einfach: Füllen Sie das Formular auf unserer Website aus, und Sie erhalten umgehend Ihre Testzugangsdaten. Danach können Sie sofort loslegen.

Die Facility Management Software VISA^FM Raumbuch kann ab einem Preis von 250 € pro Monat gemietet werden, die Raumbuch-App ist aktuell kostenlos bei Google Play und im Apple App Store erhältlich.

VISA^FM Raumbuch ermöglicht die automatische Planung wiederkehrender Instandhaltungsaufgaben. Hierzu verwendet die Facilitymanagement-Software „Instandhaltungschemata“, umgangssprachlich als „Wartungspläne“ bezeichnet. Instandhaltungsschema darum, weil damit alle wiederkehrenden Aufträge – seien es Wartungen, Inspektionen, Reinigungen oder andere Leistungen die sicherheits- oder kostenrelevant sind - automatisch erstellt werden können.

Sobald einem technischen Objekt ein Instandhaltungsschema zugewiesen wurde, werden alle sich daraus ergebenden Aufträge automatisch angelegt - inklusive dem budgetierten Zeitaufwand, den zu erwartenden Kosten und sehr umfangreicher Benachrichtigungsfunktion. Ein Instandhaltungsschema besteht aus beliebig vielen Schritten, dabei kann jeder Schritt seinen eigenen Intervall haben.

Soweit nicht anders vom Auftraggeber gewünscht, erfolgt das Backup täglich zu nutzungsschwachen Zeiten (z.B. um 02:00 Uhr). Das Backup wird automatisch erstellt und umfasst Datenbank und Transaktionsprotokolle. Für alternative Backupvarianten sind wir offen, üblicherweise wird dies nach Projektbeginn mit dem Auftraggeber abgestimmt.

Die Backups werden über SQL Server-Routinen erstellt. Für die Durchführung des Backups ist keine Downtime notwendig. Allerdings empfehlen wir, die Backups zu einer lastarmen Zeit durchzuführen.

Soweit nicht anders vom Auftraggeber gewünscht, erfolgt das Backup täglich zu nutzungsschwachen Zeiten (z.B. um 02:00 Uhr). Das Backup wird automatisch erstellt und umfasst Datenbank und Transaktionsprotokolle. Für alternative Backupvarianten sind wir offen, üblicherweise wird dies nach Projektbeginn mit dem Auftraggeber abgestimmt.

Die Verbesserung der Energieeffizient ergibt sich aus der Entwicklung der Verbräuche über die Zeit.

Können Energieverbrauch und -kosten je Kostenstelle dargestellt werden?

Wie ist die Zuordnung von Verbrauchszählern zu Kostenstellen? Ist ein Verbrauchszähler genau einer Kostenstelle zugeordnet? Gibt es eine Aufteilung (im Sinne von Zähler 1: 50 % Kostenstelle 1 und 50 % Kostenstelle 2)? Beide Szenarien können abgebildet werden, da VISA^FM Raumbuch die Definition virtueller Zähler ermöglicht, so können mehrere Zähler zum Gesamtverbrauch einer Kostenstelle addiert oder subtrahiert werden.

Die Soll-Zeit und die Soll-Kosten (also die budgetierten Werte für Kosten und Zeitaufwand) für neue Aufträge werden im Instandhaltungsschema festgelegt.

Inventarbuch-Objekte können von einem Raum/einer Fläche in einen anderen Raum bewegt werden, indem - vorausgesetzt, dem Anwender sind die entsprechenden Berechtigungen erteilt – in der Auswahlliste ein neuer Ort ausgewählt und anschließend die Objektdaten gespeichert werden.

Mehrere Inventarbuch-Objekte können in der Inventarliste von einem Raum/einer Fläche in einen anderen Raum bewegt werden, indem - vorausgesetzt, dem Anwender sind die entsprechenden Berechtigungen erteilt – in der Inventarliste die entsprechenden Inventarbuch-Objekte ausgewählt werden und anschließend mit dem Kontextmenü der rechten Maustaste der Umzug gestartet wird. Anschließend wird in der Auswahlliste ein neuer Ort als Ziel für den Umzug (neuer Raum oder neue Fläche) angegeben.

Mobile Technologien sind für unsere Softwareentwicklung elementar: Ziel ist es, dem Anwender alle Informationen überall bereitzustellen.

Die Entwicklung kann durch Eintragung von Trendlinien in Dashboards erfolgen.

Wenn ein Anwender in VISA^FM Raumbuch ein Dokument hinzufügt, wird dieses Dokument als Datei im Dateisystem des Servers abgelegt. Während des Hochladens des Dokuments wird automatisch der Hash-Wert, sozusagen der digitale Fingerabdruck eines Dokuments, erzeugt und in der Datenbank gespeichert. 

Bei jeder späteren Prüfung des Dokuments (z.B. bei einem Audit) kann der Hash-Wert neu berechnet und mit dem ursprünglichen, in der Datenbank gespeicherten Wert, verglichen werden. Durch diesen Vergleich zwischen dem in der Datenbank gespeicherten Hash-Wert mit dem Hash-Wert des Dokumentes wird eindeutig nachgewiesen, ob die Datei absolut unverändert und original ist. 

Dieser Abgleich garantiert die Unverfälschtheit der Daten -der Hash-Wert erbringt den Nachweis der Unveränderlichkeit, wie er von den GoBD gefordert wird. Alle Dokumente im Dateisystem des Servers werden im Rahmen der regelmäßigen automatischen Sicherungen gesichert. Die Sicherungen der Dokumente und die Sicherungen der Datenbank werden auf einem separaten Speichermedium aufbewahrt, dadurch sind sowohl die Dokumente (die im Dokumentenmanagement hochgeladenen Dateien) als auch die in der Datenbank hinterlegten Hash-Werte zu den Dokumenten nach einem Komplettausfall des Servers wiederherstellbar. 

Wenn ein Anwender versucht, ein "Revisionssicher abzulegendes Dokument" zu löschen, wird geprüft, wann das Dokument hinzugefügt wurde. Ist dies innerhalb der Mindestaufbewahrungszeit geschehen, ist das Löschen nicht möglich und dem Anwender wird ein entsprechender Warnhinweis angezeigt. Ist die Mindestaufbewahrungszeit überschritten, wird ein Warnhinweis angezeigt und das Dokument kann gelöscht werden - vorausgesetzt der Anwender besitzt die Zugriffsberechtigung für das Löschen dieses Dokuments. 

Damit ist eine unbemerkte, nachträgliche Veränderung oder Löschung ausgeschlossen, und das von der GoBD mit dem Stichwort "Unveränderbarkeit" verlangte Kriterium gewährleistet.

Der Energieverbrauch wird prinzipiell immer für den Datenpunkt erfasst (und ausgewertet). Findet ein Zählerwechsel statt, können zwei aufeinander folgende Datenpunktzuordnungen – für den alten und für den neuen Zähler - definiert werden:

Datenpunktzuordnung 1:

Zuordnung „Alter Zähler“ zum Datenpunkt bis zum Zählerwechsel

Datenpunktzuordnung 2:

Zuordnung „Neuer Zähler“ zum Datenpunkt ab dem Zählerwechsel

Bei der ersten Ablesung nach dem Zählerwechsel ist der letzte Zählerstand vor dem Zählerwechsel größer als der nächste Zählerstand vor dem Zählerwechsel. In diesem Fall wird darum der abgelesene neue Zählerstand als Verbrauchswert übernommen.

Es empfiehlt sich also beim Zählerwechsel möglichst kurzfristig vor dem Zählerwechsel den letzten Zählerstand zu erfassen.

Eine vereinfachte Vorgehensweise besteht darin, den Zählerwechsel im Inventarbuch nicht abzubilden:

In diesem Fall wird keine neue Datenpunktzuordnung für den neuen Zähler vorgenommen, sondern die Zählerstände werden einfach wie gewohnt erfasst.

Auch bei dieser Vorgehensweise ist der erste Zählerstand nach dem Zählerwechsel niedriger als der letzte abgelesene Zählerstand vor dem Zählerwechsel. In diesem Fall wird darum der abgelesene neue Zählerstand als Verbrauchswert übernommen.

Es gibt verschiedene Stufen der Integration von CAD-Plänen. Wenn Sie beispielsweise die CAD-Pläne revisionssicher im Dokumentenmanagement hinterlegen wollen, genügt hierfür das Grundsystem. So haben Sie von überall Zugriff auf die CAD-Pläne, können diese mit Freitext beschreiben, mit Schlagworten versehen und Wiedervorlagen und Erinnerungen einrichten. Zusätzlich können Sie die CAD-Pläne im Browser öffnen und hinein und hinaus zoomen sowie panen.

Das Fachmodul VISA^FM CAD bietet Ihnen darüber hinaus die interaktive Darstellung der Inhalte von Raumbuch, Inventarbuch und Auftragsbuch im CAD-Plan. Beispielsweise werden Inventarbuch-Objekte und Aufträge als Symbole mit Links zu den Objekt- bzw. Auftragsdaten an der Stelle, an der sich im CAD-Plan die Inventarbuch-Objekte befinden, dargestellt.

Soweit innerhalb des XenDesktops im Browser JavaScript und Cookies zugelassen sind, kann VISA^FM Raumbuch im Browser genutzt werden.

Die Authentifizierung in der Anwendung (im Browser) und in der Apps erfolgt üblicherweise mit Benutzernamen und Passwort. Eine Zwei-Faktor-Authentisierung gemäß ISO 27001, die ohne biometrische Merkmale realisierbar ist, wird optional angeboten: Bei dieser Option, wird im Anmeldedialog ein weiteres, drittes Eingabefeld angezeigt, und in dieses trägt der Anwender einen 36-stelligen Schlüssel, der ihm bzw. ihr zuvor an die, im Datenbanksystem hinterlegte Handynummer („SMS-Code“) geschickt wurde, ein.

Alternativ besteht auch die Option, die Authentifizierung mit Hilfe der Benutzerverwaltung des Betriebssystems durchzuführen (und dort vorab die Zwei-Faktor-Authentifizierung durchzuführen), zum Beispiel unter Verwendung des Microsoft Entra (mit Single Sign-On oder ohne SSO).

Single Sign-On (SSO).

Eine im Browser lesbare Version des Handbuchs kann durch Eingabe der URL ~/Forms/ManualVisaFM.aspx im Browser oder durch Auswahl des Menüpunktes „Handbuch Visa FM Raumbuch“ im Hilfemenü (Symbol ?) aufgerufen werden.

Die jeweils aktuelle Version des Handbuchs kann im Dateiexplorer im öffentlichen Verzeichnis „Public“, im Unterverzeichnis „Documents“ heruntergeladen werden (geben Sie hierzu im Browser die URL ~/Forms/OfficeStart.aspx ein oder wählen Sie aus dem Menü den Eintrag "Büroanwendungen" aus). Das Handbuch steht im PDF-Format zur Verfügung und wird mit jedem Update aktualisiert.

Die Auswahlliste für die Leistungsart ist die gleiche wie für die Werte in der Auswahlliste mit Bezeichnung "Art des Auftrags*". Diese Stammdaten werden im Stammdatenbereich, im Register "Instandhaltungsmanagement", bei "Auftragsarten" bearbeitet. Die Adresse für die Bearbeitung dieser Stammdaten lautet ~/Forms/MasterData/DataMgmtOrderCategory.aspx.

Die Auswahlliste für das Feld mit der Beschreibung „Leistungen“ wird dynamisch gefüllt, d.h. es stehen in der Auswahlliste alle Werte zur Verfügung, die in der Vergangenheit für Aufträge dieses Objekttyps eingegeben wurden. Neue Werte können ebenfalls hinzugefügt werden.

VISAFM Raumbuch ist adaptiv, d.h. alle Beteiligten im FM erhalten eine für sie optimierte Anwendungsoberfläche mit optimaler Informationstiefe : Der Instandhalter, der einen Auftrag mit dem Tablet bearbeitet, sieht eine andere Darstellung der Auftragsdaten als der Facility Manager der für Kontrolle und Qualitätssicherung zuständig ist. Die richtige Informationstiefe ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Akzeptanz und Verwendung einer CAFM-Software.

Darüber hinaus bietet VISA^FM Raumbuch alle Vorteile einer modularen, browserbasierten Software wie z.B. günstiger Einstiegspreis (sowohl beim Erwerb als auch bei der Softwaremiete/Cloud-Lösung) und schnelle und einfache Inbetriebnahme.