Vordefinierte Raum- und Inventarlisten können vom Anwender mit den Excel-Importschnittstellen selbst importiert werden. Der Zeitaufwand beträgt hierfür weniger als eine Minute.

Excel-Listen, deren Spaltenanzahl und -bezeichnung von den vorgegebenen Raum- und Inventarlisten abweicht, können von einem Systemadministrator importiert werden.

Der Zeitaufwand für den Import dieser Excel-Listen setzt sich zusammen aus dem Aufwand für die Zuordnung der Excel-Zellen zu den Datenbankfeldern in VISA^FM Raumbuch (sogenanntes „Mapping“) und der Überprüfung der Daten in der Excel-Liste.

Für den Import ist es beispielsweise erforderlich, dass jede Raumnummer in jedem Gebäude nur einmal vorkommt. Bei der Dateneingabe in Excel fällt es zumeist nicht auf, wenn Raumnummern mehrfach vergeben sind, so dass dies einer der häufigsten „Fehler“ in Excel-Vorlagen ist.