VISA^FM Raumbuch vergab in der Vergangenheit die Berechtigungen für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten mit Hilfe von Raumgruppen (Raumgruppen werden in der Benutzerverwaltung für jeden Anwender zugewiesen. Die in der Raumgruppe enthaltenen Räume und Fläche legen z.B. im Störungsmanagement fest, für welche Räume oder Flächen ein Benutzer eine Störungsmeldung erfassen darf).

Die Zugriffsberechtigung auf Basis der Raumgruppe hat sich aber im Dokumentenmanagement nicht bewährt, da es hier weniger um den Raumbezug als um den Inhalt des jeweiligen Dokuments geht. Darum verwendet VISA^FM Raumbuch im Dokumentenmanagement eine benutzerspezifische Zugriffsberechtigung, die es ermöglicht für jeden Benutzer und jedes Dokument individuell die Berechtigung für die Anzeige, das Bearbeiten und den Export einzustellen.

Technisch bedeutet dies, dass es eine Tabelle gibt, in der es für jeden Benutzer und jedes Dokument einen Datensatz mit den Berechtigungen gibt. Werden neue Benutzer hinzugefügt, müssen die Zugriffsberechtigungen für die neu hinzugefügten Benutzer hinzugefügt werden.