VISA^FM Raumbuch unterscheidet zwischen der Ausführung und dem Abschluss von Aufträgen. Diese Unterscheidung ist wichtig, um beispielsweise den Melder einer technischen Störung zeitnah zu benachrichtigen, wenn die Störung behoben wurde, auch wenn der Auftrag noch nicht abgeschlossen ist. 

Ein Auftrag ist erst abgeschlossen, wenn alle dazugehörenden Leistunegn durchgeführt wurden und dokumentiert wurden. In der Praxis kommt es regelmäßig vor, dass zwischen Ausführung und Abschluss von Aufträgen ein zeitlicher Abstand liegt - sei es, weil die Dokumentation noch nicht vollständig ist oder weil noch nicht alle Leistungen durchgeführt wurden.