Rechtssicheres Instandhaltungsmanagement bedeutet, dass alle Maßnahmen zur Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung von Gebäuden, technischen Anlagen oder Maschinen so geplant, durchgeführt und dokumentiert werden, dass die gesetzlichen Pflichten des Betreibers lückenlos erfüllt sind. 

Das primäre Ziel ist der Haftungsausschluss: Passiert ein Unfall oder entsteht ein Schaden, muss das Unternehmen vor Gericht rechtssicher nachweisen können, dass es alle Pflichten ordnungsgemäß erfüllt hat. Das Konzept ruht im Kern auf den folgenden vier Säulen. 

Rechtssicheres Instandhaltungsmanagement beinhaltet: 

• Klare Zuweisung: Aufgaben müssen schriftlich an qualifizierte Personen (z. B. „befähigte Personen“ oder Fachfirmen) übertragen werden. Dies geschieht in VISA^FM Raumbuch durch die lückenlose Digitalisierung der "Befehlskette" in einem einzigen System. Die Korrespondenz zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern wird lückenlos dokumentiert und sorgt so für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
• Vermeidung von Organisationsverschulden: Der Betreiber bleibt in der Überwachungspflicht (Auswahl-, Anweisungs- und Kontrollpflicht), kommt er diesen nicht nach, z.B. durch mangelnde Kontrolle der Dienstleister, haftet er bei Fehlern dennoch persönlich. Die Kontrolle der Dienstleister kann in VISA^FM Raumbuch automatisiert werden, indem z.B. mit Hilfe von Workflows Arbeitsabläufe standardisiert und automatisiert werden. Beispielsweise kann ein Workflow einen Alarm auslösen, wenn ein Auftrag zu spät ausgeführt wurde oder zu einem ausgeführten Auftrag kein Prüfprotokoll hinterlegt wurde.
• Lückenlose Dokumentation (Beweislastumkehr): Im Schadensfall gilt im Baurecht und Arbeitsschutz oft eine faktische Beweislastumkehr: Nicht der Kläger muss beweisen, dass geschlampt wurde, sondern das Unternehmen muss beweisen, dass alles richtig gemacht wurde. Das erfordert die
• Rechtssichere Dokumentation: Jede Prüfung, jeder Mangel und jede Reparatur muss manipulationssicher, vollständig und auffindbar protokolliert werden (Wer hat was, wann, wie und nach welcher Vorschrift geprüft?). Ohne Protokoll gilt eine Wartung vor Gericht als nicht durchgeführt. Die rechtssichere Aufbewahrung und strukturierte Ablage all dieser Dokumente sind mit dem in VISA^FM Raumbuch integrierten Dokumentenmanagementsystem möglich.

Unserer Erfahrung nach fehlt es oftmals an dem vollständigen Wissen, welche gesetzlichen Vorgaben im Instandhaltungsmanagement zu berücksichtigen und wie diese anzuwenden sind. Darum besitzt VISA^FM Raumbuch eine Schnittstelle zum Regelwerks-Informationssystem (REG-IS), mit dem Instandhalter für jedes Inventarbuch-Objekt sofort sehen, welche Gesetze und Verordnungen für das Instandhaltungsmanagement zu berücksichtigen sind und welche wiederkehrenden und einmaligen Pflichten sich daraus ergeben. 

In VISA^FM Raumbuch können Instandhaltungspläne erstellt werden, die alle wiederkehrenden Prüfungen, Inspektionen und anderen Instandhaltungsaktivitäten automatisch als Aufträge planen. Damit ist ein "Vergessen" (Stichwort "Organisationsverschulden") weitestgehend ausgeschlossen.