Wir hatten in der Vergangenheit die Berechtigungen für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten mit Hilfe der Raumgruppe des Benutzers verwaltet (in der Benutzerverwaltung erhält jeder Anwender eine Raumgruppe zugewiesen). Die in der Raumgruppe enthaltenen Räume und Fläche legen z.B. fest für welche Räume oder Flächen dieser Benutzer eine Störungsmeldung erfassen darf.

Die Zugriffsberechtigung auf Basis der Raumgruppe hat sich aber im Dokumentenmanagement nicht bewährt, da es hier weniger um den Raumbezug als um den Inhalt des jeweiligen Dokuments geht. Darum verwendet VISA^FM Raumbuch im Dokumentenmanagement eine benutzerspezifische Zugriffsberechtigung, die es ermöglicht für jeden Benutzer und jedes Dokument individuell die Berechtigung für die Anzeige, das Bearbeiten und den Export einzustellen.

Technisch bedeutet dies, dass es eine Tabelle gibt, in der es für jeden Benutzer und jedes Dokument einen Datensatz mit den Berechtigungen gibt. Werden neue Benutzer hinzugefügt, müssen die Zugriffsberechtigungen für die neu hinzugefügten Benutzer hinzugefügt werden.

So kommt es, dass Benutzer unterschiedlich viele Dokumente im Dokumentenmanagement angezeigt bekommen können.