Die ausschließliche Ablage von Dokumenten in VISA^FM Raumbuch erfüllt die gesetzlichen und übrigen Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten und ist zur Erfüllung der rechtlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ausreichend.

Wir verstehen die Anforderungen an „Rechtssicherheit“ und „revisionssichere Ablage“ so, dass die Software die gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt und Dokumente so speichert, dass sie „unverändert, nachvollziehbar und auffindbar“ bleiben. Rechtssicherheit bedeutet, dass VISA^FM Raumbuch Prozesse und Ablage so unterstützt, dass sie mit den geltenden Regeln und Aufbewahrungspflichten vereinbar sind. Dazu gehören typischerweise nachvollziehbare Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen und ein kontrollierter Umgang mit Änderungen. 

Konkret bedeutet dies: 

• Unveränderbare Archivierung nach der Ablage (vgl. die Anforderung der "Unveränderbarkeit" wie sie in den GoDB beschrieben ist)
• Versionierung und Protokollierung aller Änderungen
• Rollen- und Rechtekonzept für Zugriffe
• Suche und Wiederauffindbarkeit über lange Aufbewahrungsfristen
• Export- und Prüfmechanismen für Audits oder Betriebsprüfungen