Fachmodul Workflowmanagement

Das Fachmodul VISA^FM Workflowmanagement strukturiert und organisiert die Ausführung modellierter Arbeitsabläufe, sogenannter Workflows. Das Fachmodul unterstützt das Geschäftsprozessmanagement innerhalb des Facilitymanagements, vor allem durch die Professionalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. VISA^FM Workflowmanagement lässt sich flexibel an die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens anpassen.

Als Arbeitsablauf kann jeder arbeitsteilige Geschäftsprozess verstanden werden. Durch Arbeitsteilung kann eine Spezialisierung zwischen den Mitarbeitern erreicht werden. Dabei konzentrieren sich die Anwender auf denjenigen Teil des gesamten Geschäftsprozesses, für den sie spezialisiert sind und den sie daher am besten können. Die Arbeitsteilung hat drei positive Wirkungen:

Steigerung der Produktivität durch standardisierte Arbeitsabläufe
Zeitersparnis durch Echtzeit-Kommunikation
Kostensenkung durch straffere Organisation

Gliederung des Workflows für die Ausführung von Instandhaltungsaufträgen in einzelne Aktionen.

Ein Beispiel aus dem Instandhaltungsmanagement: Wenn der Haustechniker eine Störung behebt, erhält der Auftraggeber für die ausgeführten Leistungen eine gesonderte Rechnung. Diese Rechnung wird dem Auftraggeber zugestellt und der fristgerechte Zahlungseingang überprüft.

Der Arbeitsablauf besteht in diesem Beispiel aus

der Ausführung der Instandhaltungsleistung
der Rechnungsstellung sowie
der Überprüfung des Zahlungseingangs

Im Workflow-Management werden diese drei Arbeitsschritte als drei Aktionen definiert und bestimmten Personen zugewiesen.

Aktionen und Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungen informieren den Mitarbeiter über die nächsten Aktionen

Ein Workflow wird beliebig viele einzelne Arbeitsschritte, sogenannte "Aktionen" unterteilt. Jede Aktion kann einem oder mehreren Anwendern zugewiesen werden. Der bzw. die zugewiesene(n) Anwender empfangen Benachrichtigungen am Bildschirm und/oder per E-Mail, sobald die Aktion vom Workflow ausgelöst wird, und führen darauf die entsprechende Aktion aus.

Benachrichtigungen werden als Echtzeit-Information innerhalb von VISA^FM Raumbuch angezeigt und/oder als E-Mail versendet, sobald eine Aktion vom Workflow ausgelöst wird. So bekommt z.B. der/die Mitarbeiter/in der Buchhaltung automatisch die Benachrichtigung, sobald eine Störungsbeseitigung ausgeführt wurde und erstellt daraufhin die Rechnung. Das Workflowmanagement kann mit weiteren Aktionen den fristgerechten Zahlungseingang überprüfen und bei Zahlungsverzug am Bildschirm oder per E-Mail erinnern.