Die meisten Windows-Nutzer, vor allem diejenigen, die in größeren Unternehmen oder Verwaltungen beschäftigt sind, haben schon einmal mit dem Windows-Verzeichnisdienst "Active Directory" gearbeitet. Das "Active Directory" wird meistens genutzt, um innerhalb des Netzwerkes Benutzer, Verzeichnisse und andere Ressourcen wie beispielsweise Drucker zu verwalten. Die Kombination aus Benutzername und Passwort, mit dem sich ein Anwender an seinem PC anmeldet, wird beispielsweise mit dem Active Directory verwaltet.
Die Schnittstelle zum Active Directory ermöglicht es dem Anwender, sich in der Facility Management-Software VISAFM Raumbuch anzumelden, ohne Benutzernamen und Passwort im Browser eingeben zu müssen: Der Windows-Benutzername und das Windows-Passwort - die bei der Anmeldung am PC eingegeben wurden - werden im Hintergrund an das Active Directory weitergereicht, wo die Authentifizierung erfolgt. Dieses Verfahren heißt Einmalanmeldung - oder neudeutsch "single sign-on" - weil der Anwender sich nicht erneut in der Facility Management Software anmelden muss.
Gerade in größeren Organisationseinheiten ist die Benutzerverwaltung sehr zeitaufwändig. Die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Änderung von Organisationsstrukturen oder das Zurücksetzen von Passwörtern binden Ressourcen der personell häufig unterbesetzten IT-Abteilungen. So entlastet die Anbindung der Facility Management-Software VISAFM Raumbuch an den Verzeichnisdienst Active Directory die IT-Abteilung von lästigen Routinearbeiten und erleichtert dem CAFM-Anwender die Arbeit mit der Anwendung, da dieser sich keine zusätzlichen Zugangsdaten merken muss.
Ein weiterer Vorteil der Benutzerauthentifizierung mit Active Directory liegt in der einfachen Vergabe von Berechtigungen: Die Freigabe von Facility Management-Fachmodulen für einzelne Anwender und Anwendergruppen ist mit dem Active Directory mit nur wenigen Mausklicks durchgeführt. Soll beispielsweise das Störmeldesystem für alle 2000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens freigeschaltet werden, so muss ein Administrator lediglich die Active Directory-Sicherheitsgruppe "Alle Mitarbeiter" der Sicherheitsgruppe "VISAFM" zuweisen - schon steht das Störmeldesystem allen Mitgliedern dieser Gruppe zur Verfügung.
Dem IT-Verantwortlichen stehen nun drei Formen der Authentifizierung innerhalb der Facility Management-Software VISAFM Raumbuch zur Verfügung:
- Authentifizierung des Anwenders mit Active Directory ohne erneute Eingabe von Benutzernamen und Passwort - sogenanntes "single sign-on"
- Authentifizierung des Anwenders mit Active Directory und zusätzliche Eingabe von Benutzernamen und Passwort im Browser
- Authentifizierung des Anwenders durch Eingabe des VISAFM-Benutzernamens und -Passworts im Browser
Die drei zur Verfügung stehenden Authentifizierungsmethoden bieten ein Maximum an Flexibilität bei der Administration der Facility Management Software. Ein Wechsel zwischen den Authentifizierungsmethoden ist jederzeit möglich.
