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Dokumentenmanagement mit Liste der Verträge, Fotos, Protokolle

Bei allen Tätigkeiten innerhalb des Facility Managements unterstützt Sie die strukturierte Ablage von Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem von VISAFM Raumbuch:

  • Verträge aller Art werden Liegenschaften und Facilites zugeordnet und können im Browser gelesen oder heruntergeladen werden
  • Benachrichtigungen erinnern Sie an Termine, Fristen und Wiedervorlagen
  • Intelligente Querverweise zeigen Ihnen Dokumente sowohl standort- als auch objektbezogen an: Im Objektdatenblatt einer Lüftungstechnischen Anlage findet sich der Wartungsvertrag ebenso wie  im Datenblatt des Standorts
  • Objektfotos und dreidimensionale Gebäude- und Objektmodelle - Stichwort Building Information Modeling - veranschaulichen und dokumentieren den Ist-Zustand und Veränderungen
  • Prüfprotokolle und Instandhaltungsnachweise liefern die geforderten Nachweise für transparentes und gesetzeskonformes Instandhaltungsmanagement

Das Dokumentenmanagement zieht sich durch alle Bereiche des Facility Managements und ist integraler Bestandteil des Grundsystems von VISAFM Raumbuch. Die intelligente Zuordnung von Dokumenten zu Facility Management-Prozessen und -Objekten sorgt für bestmögliche Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung von FM-Services. 

Funktionsumfang Dokumentenmanagementsystem

Beschreibung eines Dokuments im Dokumentenmanagement mit Fristen und Schlagworten
  • Dokumentenmanagementsystem mit Aufträgen, CAD-Zeichnungen, Fotos, Protokollen, Prüfungen, Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten.
  • Vertragsmanagement mit Wiedervorlage- und Benachrichtigungsfunktion – z.B. bei Mietverträgen, Instandhaltungs- und Wartungsverträgen.
  • Fotodokumentation von Liegenschaften, Räumen und Inventar.
  • Objekthistorie mit allen relevanten Informationen, z.B. aus Instandhaltung und Projektmanagement.
  • Offene Schnittstellen für den Datentransfer zu anderen Systemen, z.B. Buchhaltungs-, Fakturierungs- oder ERP-Systemen.

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