Das Fachmodul VISAFM Workflowmanagement strukturiert und organisiert die Ausführung modellierter Arbeitsabläufe, sogenannter Workflows. Das Fachmodul unterstützt das Geschäftsprozessmanagement innerhalb des Facilitymanagements, vor allem durch die Professionalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. VISAFM Workflowmanagement lässt sich flexibel an die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens anpassen.
Als Arbeitsablauf kann jeder arbeitsteilige Geschäftsprozess verstanden werden. Durch Arbeitsteilung kann eine Spezialisierung zwischen den Mitarbeitern erreicht werden. Dabei konzentrieren sich die Anwender auf denjenigen Teil des gesamten Geschäftsprozesses, für den sie spezialisiert sind und den sie daher am besten können. Die Arbeitsteilung hat drei positive Wirkungen:
Ein Beispiel aus dem Instandhaltungsmanagement: Wenn der Haustechniker eine Störung behebt, erhält der Auftraggeber für die ausgeführten Leistungen eine gesonderte Rechnung. Diese Rechnung wird dem Auftraggeber zugestellt und der fristgerechte Zahlungseingang überprüft.
Der Arbeitsablauf besteht in diesem Beispiel aus
Im Workflow-Management werden diese drei Arbeitsschritte als drei Aktionen definiert und bestimmten Personen zugewiesen.
Ein Workflow wird beliebig viele einzelne Arbeitsschritte, sogenannte "Aktionen" unterteilt. Jede Aktion kann einem oder mehreren Anwendern zugewiesen werden. Der bzw. die zugewiesene(n) Anwender empfangen Benachrichtigungen am Bildschirm und/oder per E-Mail, sobald die Aktion vom Workflow ausgelöst wird, und führen darauf die entsprechende Aktion aus.
Benachrichtigungen werden als Echtzeit-Information innerhalb von VISAFM Raumbuch angezeigt und/oder als E-Mail versendet, sobald eine Aktion vom Workflow ausgelöst wird. So bekommt z.B. der/die Mitarbeiter/in der Buchhaltung automatisch die Benachrichtigung, sobald eine Störungsbeseitigung ausgeführt wurde und erstellt daraufhin die Rechnung. Das Workflowmanagement kann mit weiteren Aktionen den fristgerechten Zahlungseingang überprüfen und bei Zahlungsverzug am Bildschirm oder per E-Mail erinnern.
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